楽天の領収書/請求書控えデータ｜ダウンロード手順・CSVの項目・再発行依頼の確認

楽天の領収書・請求書控えデータは、RMSで月次自動作成分または期間指定分を取得し、店舗側で保存します。再発行依頼の確認では「ユーザー発行済のみ」を出力し、注文番号・注文変更日・発行日を照合します。

取得期限と法定保存期間は異なるため、楽天上で参照できる期間だけを前提に保存を終えない運用が必要です。

楽天の領収書控えデータとは

領収書・請求書控えデータは、店舗が帳票の写しを保存し、税額計算や購入者への問い合わせ対応に使うCSVです。

適格請求書発行事業者には、原則として帳票の発行、変更・キャンセルへの対応、誤りの修正、写しの保存が必要です。発行内容に誤りや変更がある場合には、金額が変わらなくても、修正した領収書・請求書の発行が必要です。

購入履歴から発行する帳票も、初回決済確定日または初回発送完了報告日が2023年9月14日以降なら、発行者は店舗です。

RMSの領収書控えデータのダウンロード手順

RMSの管理画面で「受注管理」から「データダウンロード」を開き、領収書・請求書データを取得します。

利用にはサービスへの申し込みが必要なため、未利用の店舗は、RMSの管理画面内の案内で手続きを確認します。

1. RMSの管理画面で「受注・決済管理」の「受注管理」に進み、「データダウンロード」を開きます。
2. 「領収書/請求書データ」をクリックし、保存や問い合わせ対応など、利用目的に合う方法を選びます。
3. 「控えデータ自動作成」または「期間を指定してデータ作成」で、取得対象のデータを選びます。
4. ダウンロード用ユーザー名・パスワードを入力し、「ダウンロードする」からファイルを取得します。
5. 取得したCSVをMicrosoft Excelなどで開き、対象期間や必要な注文の収録状況を確認します。

控えデータ自動作成の対象月と更新マーク

月次自動作成では前月までの過去24ヶ月間の対象データを確認し、未取得分と更新分をダウンロードします。

対象年月は注文日の年月ではなく、最新の領収日・請求日である決済確定日・発送完了報告日の年月です。

1. 更新ステータスで対象年月の反映を確認し、「更新データのみ表示」で未取得分と更新分を絞り込みます。
2. 必要な月を選び、月別のダウンロードボタンか「選択したデータを一括ダウンロード」で取得します。
3. 過去に取得した月も更新対象になるため、当月分だけでなく、▲の付いた過去月も確認します。

対象注文がない月は自動作成されず、一覧にも表示されないため、表示の欠落だけで異常とは判断しません。

反映完了メールは店舗連絡先メールアドレスへ毎月1日に送信されますが、件数が多い場合は数日かかります。メール記載の対象年月を確認し、毎月1日に必ず全データを取得できるとは考えない運用にします。

期間指定ダウンロードの条件と件数上限

期間指定では最新の領収日・請求日を基準に抽出し、出力対象、開始日、終了日を指定してデータを作成します。

積上げ計算による売上税額計算を選択している店舗は、課税期間中のすべての控えデータを保存する必要があります。

1. 出力対象と期間を指定して「データ作成」を実行し、「作成済データ一覧」で作成状況を確認します。
2. 「処理中」は完了を待ち、「データ作成失敗」は再実行し、件数が0件なら抽出条件を見直します。
3. 作成完了後は期限内に取得し、7日間を過ぎてボタンが非表示になった場合は再度作成します。

同時作成の案内には「一度に3件以上は作成不可」と「処理中が2件以内になるまで待つ」の両方の記載があります。投入可能な境界の読みが一致しないため、安全側では処理中が2件ある間の追加を避け、完了後に次を作成します。

領収書控えデータの取得期限と3年間の起算日

取得期限は自動作成期間や画面の表示期間とは異なり、初回日と最新日を基準にする案内の違いにも注意が必要です。

ダウンロード手順は対象年月を「最新日」で説明する一方、CSV仕様では取得可能期間を「初回日」で説明しています。注文変更で最新日が動いても期限が延びるとは断定せず、初回日基準の期限までに保存する運用が安全です。

自動作成が終了したデータは期間指定で作成しますが、3年より前のデータまで取得できるという意味ではありません。

領収書CSVの69項目と経理で見る列

領収書・請求書CSVは69項目で構成され、帳票情報、注文情報、金額、税額、配送先、商品明細を確認できます。

明細種別は「1：初回注文」「2：削除」「3：追加」「4：明細なし」で、変更前後の内容を区別します。「4」は後払い決済の注文変更・キャンセル時に発行する請求書だけに使われるため、通常の商品明細と分けます。

CSVを取り込む際は金額のマイナス符号を保持し、注文番号や帳票IDが意図せず変換されていないか確認します。

再発行依頼が必要な注文の確認手順

再発行依頼の要否は「ユーザー発行済のみ」のCSVで、12列目、16列目、2列目を順番に確認して判断します。

1. 「期間を指定してデータ作成」で「ユーザー発行済のみ」を選び、確認対象の最新日を含む期間を指定します。
2. CSVの12列目「注文番号」を照合し、対象注文がなければ、期間や取得範囲に漏れがないか確認します。
3. 対象注文の16列目「注文変更日」を確認し、空白なら、変更・キャンセルによる再発行依頼は不要です。
4. 注文変更日がある場合は2列目「発行日」と比較し、以下の判定に従って購入者への案内要否を決めます。

発行日は、注文変更がない状態で再発行しても最初の取得日のままで、最後に取得した日を示す項目ではありません。変更で最新の領収日・請求日が変わった場合は、変更後に購入者が最初にダウンロードした日になります。

金額変更を伴う注文変更では自動配信メールで再発行依頼済みのため、追加案内前に送信状況を確認します。

後払い手数料の請求書と重複計上の防止

後払い手数料の請求書が複数発行された注文では、請求額を累積せず、最新の請求書の金額を使用します。

後払い請求書発行後に購入者都合で変更・キャンセルした場合、変更前までの手数料は購入者負担で別途請求されます。

帳票IDだけで重複と判断して行を削除せず、タイトルや明細種別も確認し、帳票の役割を区別して扱います。

領収書控えデータの保存期間と電子帳簿保存法

店舗が取得した控えは、楽天のダウンロード期限とは別に、適用される法定期間と電子保存の要件に従って管理します。

適格請求書の写しは、交付日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日を起算日として7年間保存します。取得日から7年間という意味ではなく、所得税・法人税などによる保存義務も別途確認する必要があります。

2024年1月以後の電子取引では、対象となる事業者は電子データを保存し、紙への出力だけで済ませない対応が必要です。

検索要件全体の免除には、税務職員のダウンロード要求に応じられることに加え、次のいずれかの条件が必要です。

ここでのダウンロード要求は税務職員へのデータ提供を意味し、RMSから控えを取得する操作とは異なります。

よくある質問（FAQ）

購入者への発行案内では、CSVの取得条件とは別に、購入履歴での発行条件と店舗独自発行の扱いを確認します。

控えCSVの発行日が空欄なのはなぜですか

購入者が購入履歴から領収書・請求書をダウンロードしていない場合、CSVの発行日は空欄になります。

カード決済の購入者にはどう案内しますか

発送完了報告後に決済が確定すると購入履歴から領収書を発行できるため、その状況を確認して案内します。

購入者は何回まで再発行できますか

発行条件を満たす限り回数制限なく発行でき、2回目以降は「再発行」と表示されますが、入力済み宛名は変更できません。

店舗独自の領収書を発行してよいですか

初回決済確定日または初回発送完了報告日が2023年9月14日以降の注文は、二重発行防止のため独自発行を控えます。

購入者の発行期限も3年間ですか

購入者向けの発行可能期間は注文日から2年以内であり、店舗向け控えデータの取得可能期間とは異なります。