ChatGPTのプロンプト例｜店舗の告知・問い合わせ返信を同じ条件で作る

ChatGPTのプロンプトは、役割・目的・条件・出力の形を分けて書き、店舗の文章作成を依頼します。 敬語・言わないこと・返品条件は、カスタム指示やプロジェクトに保存し、毎回同じ条件で使います。 出力は下書きとして扱い、事実と条件を人が確かめてから掲載・送信します。確認日：2026年10月24日。

プロンプトを組み立てる4つの要素

店舗の告知や返信を依頼するときは、担当する役割から出力の形まで、必要な情報を分けて伝えます。

要素	書くこと	例
役割	誰の立場で文章を作るか	楽天市場に出店する店舗の文章作成担当
目的	誰に何を伝えたいか	休業中の発送と問い合わせ対応を知らせる
条件	根拠、文体、禁止事項、不明点の扱い	確認済み情報のみを使い、未確認の納期を約束しない
出力の形	項目、順番、表の列、本文の長さ	件名、本文、担当者向け確認事項の順で出す

この分け方は、明確な指示と必要な背景を伝える公式ガイドを、店舗の文章作成向けに整理したものです。OpenAIのプロンプト作成ガイド

「丁寧なお知らせを書いて」だけで依頼せず、対象業務と確認済みの日程、読者に必要な行動を添えます。

4要素で作るプロンプトのテンプレート

用途を問わず使える形は次のとおりです。［ ］を確認済みの情報に置き換え、店舗で保存して使い回します。

【役割】［誰の立場で書くか］として文章を作成してください。 【目的】［誰に・何を伝えるか］のための下書きを作成してください。 【条件】［使ってよい情報・文体・書かないこと］。不明な点は推測せず、確認事項に分けてください。 【出力】［項目・順番・長さ］で示してください。

店舗で使うプロンプト例の一覧

この記事で紹介するプロンプト例は次のとおりです。おすすめは、使う頻度の高い用途から1つずつ店舗用に整える方法です。

用途	主に伝える内容	記事内の節
休業日のお知らせ	注文受付・発送・問い合わせの停止と再開	休業日のお知らせを作るプロンプト例
発送遅れのお詫び	現状、発送見込み、承認済みの対応	発送遅れのお詫びを作るプロンプト例
在庫の問い合わせへの返信	確認時点の在庫、取り置きの可否、入荷予定	在庫の問い合わせへの返信プロンプト例
レビューへの返信	感謝やお詫びと、公表できる対応	レビューへの返信を作るプロンプト例
表・箇条書きの出力	列名、順番、空欄の扱い	表・箇条書きで出力を指定する書き方

ChatGPTに渡す店舗の共通条件

敬語や返品条件などの共通方針と、今回の在庫や発送状況を分けると、古い条件の混入を防ぎやすくなります。

次の表を共通条件のテンプレートとして店舗で埋めて保存し、変更があった項目は更新して、適用する条件と確認日を管理します。

保存する項目	店舗で決めておく内容
文体・呼称	です・ます調、お客様、当店などの表記
言わないこと	根拠のない最上級、効果保証、未承認の値引きや補償
不明点の扱い	推測で補わず、担当者向け確認事項に分ける
返品・交換条件	お客様都合と不良・誤配送を分けた、承認済みの対応
期限と費用	返品受付期限、起算点、送料負担、対象外商品や例外
出力の共通方針	お客様向け本文と担当者向け確認事項を分ける
更新管理	規定の確認元、確認日、判断に迷った場合の担当者

返品条件を単に「返品不可」と保存せず、相談の種類を区別し、承認済みの規定と照合するようにします。

在庫や納期は共通条件に固定せず、その都度確認した日時と内容を渡し、予定と確定を区別します。

毎回同じ条件で使う方法

広く使う文体はカスタム指示、店舗ごとの規定や資料はプロジェクトに保存すると、条件を再利用できます。

方法	保存できるもの	適用範囲と確認できた条件
カスタム指示	共通する文体、回答方針、禁止事項	全プランで提供され、チャットに共通して適用
プロジェクト	関連する会話、ファイル、専用の指示	指示はそのプロジェクト内に適用され、全体のカスタム指示より優先
GPTs	用途別の指示、参照資料、使用機能	通常のカスタム指示や保存済みメモリを使わず、GPT自体に設定が必要

適用範囲は、カスタム指示、プロジェクト、GPTsの公式ヘルプで確認できます。

Web・デスクトップでは、設定の「Personalization」から、カスタム指示を入力して有効にします。

保存上限はFree・Goが1,500文字、Plus・Pro・Business・Enterprise・教育向け対象ユーザーが5,000文字です。

店舗別の条件を使う場合は、次の順にプロジェクトを整え、実際の下書きで適用状況を確かめます。

1. プロジェクトを作り、承認済みの店舗規定と、個人情報を除いた参考文面を追加します。
2. 「Project settings」の指示に、敬語、言わないこと、返品条件の参照方法を保存します。
3. その中で新しい会話を始め、今回の確認済み情報と、用途別のプロンプトを渡します。

GPTsは個人アカウントのFree・Go・Plus・Proで新規作成・公開ができず、既存GPTの編集にも条件があります。

Business・Enterprise・Eduでの作成や編集も、ワークスペースの設定と権限を確認する必要があります。

提供終了の標準予定日は2026年12月11日で、延期が承認された対象Enterpriseは2027年2月11日です。

対象Enterpriseでは2026年10月26日に新規作成終了の予定もあるため、個別通知を確認してください。OpenAIのGPTs終了・移行FAQ

休業日のお知らせを作るプロンプト例

休業日のお知らせは、注文受付・発送・問い合わせ対応を分けて渡すと、業務ごとの違いを説明できます。

以下の4例は本記事の提案であり、［ ］を確認済み情報に置き換え、不明な項目には「未確認」と記入します。

共通条件を保存した会話で使い、実在の店名・個人名・注文番号は入れず、用途に必要な事実だけを渡します。

【役割】楽天市場に出店する店舗の文章作成担当として、保存済みの共通条件に従ってください。 【目的】お客様に、休業中と再開後の対応を伝えるお知らせの下書きを作成してください。 【確認済み情報】休業期間：［記入］。注文受付：［扱いを記入］。発送停止期間と再開予定：［記入］。問い合わせ対応の停止期間と再開予定：［記入］。休業前の発送締切と適用条件：［記入］。 【条件】注文受付・発送・問い合わせ対応を分け、決済完了などの締切条件を省略しないでください。再開日を発送完了日や到着日に置き換えず、未入力の日付や曜日は補わないでください。 【出力】件名、本文、業務別の日程表、担当者向け確認事項の順で示してください。

発送遅れのお詫びを作るプロンプト例

発送遅れのお詫びは、確認できた現状と発送見込みを渡し、到着日や返金対応を追加させずに作ります。

【役割】楽天市場に出店する店舗の文章作成担当として、保存済みの共通条件に従ってください。 【目的】発送が遅れているお客様に、現状と今後の対応を伝えるお詫びの下書きを作成してください。 【確認済み情報】対象範囲：［記入］。当初の発送予定：［記入］。現在の状況：［記入］。遅延理由：［確認済みの理由、または未確認］。変更後の発送見込み：［確定・見込み・未定を明記］。承認済みの対応と次回案内予定：［記入］。 【条件】お詫び、現状、今後の対応の順に書いてください。原因や解消日を推測せず、発送予定を到着予定に変えないでください。キャンセル・返金・補償は、入力した承認済みの範囲だけを使ってください。 【出力】お客様向け本文と担当者向け確認事項を分け、未定の事項は未定と示してください。

在庫の問い合わせへの返信プロンプト例

在庫の問い合わせには、確認時点の在庫と取り置きの可否を別々に渡し、商品確保の約束を避けます。

【役割】楽天市場に出店する店舗の文章作成担当として、保存済みの共通条件に従ってください。 【目的】購入前のお客様から届いた、在庫の問い合わせへの返信の下書きを作成してください。 【確認済み情報】問い合わせの要旨：［個人情報を除いて要約］。対象商品・色・サイズ：［記入］。在庫確認日時：［記入］。在庫状況：［あり・なし・確認中］。取り置きと在庫確保の条件：［記入］。入荷予定：［確定・見込み・未定を明記］。 【条件】在庫があることと、注文分の確保が済んでいることを混同しないでください。問い合わせだけで注文が成立したことにせず、未確認の入荷日・発送日・到着日は追加しないでください。 【出力】返信本文と担当者向け確認事項を分け、確認中の情報は確定した事実として書かないでください。

レビューへの返信を作るプロンプト例

公開レビューの返信は、感謝やお詫びと公表できる対応に絞り、注文の詳細や宣伝を入れずに作ります。

【役割】楽天市場に出店する店舗の文章作成担当として、保存済みの共通条件に従ってください。 【目的】公開レビューの内容に沿って、感謝やお詫びを伝える返信の下書きを作成してください。 【確認済み情報】レビューの要旨：［個人を特定できる情報を除いて要約］。評価された点や困りごと：［記入］。店舗が確認した事実：［記入］。対応状況：［未着手・確認中・完了］。公表できる承認済みの対応：［記入］。 【条件】原因や責任を確認前に断定せず、未実施の改善を実施済みと書かないでください。個人情報、注文番号、購入履歴、個別連絡の詳細、URL、広告は入れないでください。評価や内容の変更・削除を求めないでください。 【出力】公開用の返信本文と担当者向け確認事項を分け、個別対応が必要な点は確認事項に示してください。

表・箇条書きで出力を指定する書き方

出力形式は「表にして」で終わらせず、列名と順番、空欄の扱いまで指定すると、担当者が照合しやすくなります。

作りたい出力	プロンプトに追加する指定
休業日程の表	「対象業務／停止期間／再開予定／注意事項」の列にしてください
下書きの確認表	「本文の記述／確認元／確定・見込み・未確認／確認事項」の列にしてください
お客様への案内	次に必要な行動を、実施する順番で番号付きの箇条書きにしてください
短い本文	本文は［店舗指定の文字数］以内とし、重要な条件が収まらなければ知らせてください
未確認事項	空欄を推測で埋めず、担当者向け確認事項に分けてください

出力形式を具体的に示し、必要なら完成例を添える方法は、OpenAIの公式ガイドでも紹介されています。OpenAIの形式指定と例のガイド

文字数を短くするために対象条件や例外が消えた場合は、本文をそのまま採用せず、構成や長さを調整します。

ChatGPTが出した文章を確かめる項目

掲載・送信前には、文章の自然さだけで判断せず、元の資料と照合して事実や対応条件を確認します。

確認項目	担当者が確かめること	修正する例
事実	在庫、対象商品、遅延理由、対応状況が確認済みか	「確認中」を「対応済み」に変えない
数字	日付、締切、金額、数量、期限と起算点が一致するか	発送再開日を到着日にしない
約束していない対応	取り置き、返金、交換、補償が承認済みか	未承認の「交換いたします」を削る
言い過ぎ	効果保証、最上級、限定、費用条件に根拠があるか	条件付きの送料を一律無料と書かない
個人情報	氏名、住所、連絡先、注文番号などが混ざっていないか	公開返信から個別の注文情報を除く

消費者庁は、価格や取引条件を実際より著しく有利に見せる表示を規制対象として説明しています。消費者庁の有利誤認の説明

本記事では、問い合わせ原文を貼る前に個人情報と注文番号を除き、用件と必要な事実だけに要約する運用を勧めます。

個人情報保護委員会も、生成AIへの入力時に、利用目的の範囲や機械学習への利用などを確認するよう求めています。個人情報保護委員会の注意喚起

1. 入力前に顧客を特定できる情報を除き、下書きに必要な事実と、その確認元を整理します。
2. 出力後は上の確認表で照合し、未記入欄や担当者向けメモを、お客様向け本文から除きます。
3. 宛名など正式な連絡に必要な情報は、店舗の送信手順で追加し、完成した通知を確認します。

プロンプトがうまくいかない時の直し方

意図と違う下書きが出たときは、条件を足す、例を見せる、作業を分ける方法で、直す箇所を具体化します。

困った出力	直し方	追加する指示の例
未確認の納期が入る	条件を足す	到着日は未確認ですので削除し、発送見込みだけを書いてください
敬語が大げさになる	例を見せる	個人情報を除いた採用済み文面を示し、同じ文体にしてください
重要な条件が抜ける	作業を分ける	まず必要な事実と条件を一覧にし、担当者の確認後に本文を作ってください

一度に全面修正を頼まず、変える部分と残す事実を指定すると、修正による条件の欠落も確かめやすくなります。

よくある質問（FAQ）

共通条件を保存しても出力確認は必要なため、設定の役割と下書きの扱いを分けて運用してください。

ChatGPTのプロンプトは長いほどよいですか？

長さを増やすより、役割・目的・条件・出力の形を明確にし、今回の文章に必要な情報を過不足なく渡します。

無料プランでも共通条件を保存できますか？

カスタム指示は全プランで利用でき、Freeでは1,500文字まで保存できるため、共通する文体や禁止事項をまとめます。OpenAIのカスタム指示ヘルプ

同じプロンプトなら同じ文章が出ますか？

同じ条件を渡しても同一の文章は保証されないため、文面を固定したい通知には、承認済みの定型文も併用します。

「学習に使わない」と書けば設定を変更できますか？

プロンプトでの指示だけでは設定変更にならないため、設定の「Data controls」で学習利用を確認します。

「Improve the model for everyone」をオフにすると新しい会話は学習に使われませんが、履歴は残せます。OpenAIのデータコントロール

作った返信をそのまま送信してよいですか？

下書きとして扱い、事実・数字・未承認の約束・言い過ぎ・個人情報を確認してから、店舗の手順で送信します。