NotebookLMの情報漏洩を防ぐには｜店舗資料の選別・共有範囲・利用条件を確かめる

NotebookLM（Gemini Notebook）のデータの扱いは、個人のGoogleアカウントと、対象のWorkspace契約で異なります。 情報漏洩リスクは学習の条件だけでなく、共有設定の誤りと、入れてはいけない資料の投入からも生じます。 店舗の運用では、顧客の個人情報・注文データ・契約・IDやパスワードを入れない方針を勧めます。確認日：2026年10月23日。

個人版とWorkspace版の違い

学習と人による確認の条件は、無料・有料という区分だけで判断せず、契約とアカウント別に確認します。

Googleは2026年7月16日、Gemini Notebookへの名称変更を発表しました。この記事では、従来の名称に合わせてNotebookLMと表記します。

学習・レビューの条件は、Googleの専用プライバシー説明に基づきます。

Business Starter・Standard・Plusなどは、企業向け保護のあるコアサービスの区分です。一方、Workspace Individual・Essentials Starter・Cloud Identityなどは追加サービスの区分に掲載されています。

仕事用メールアドレスでログインしていても、同じ保護が適用されるとは限りません。管理担当者は、実際の契約名と利用者のライセンスを照合してください。

フィードバック送信時の情報漏洩対策

個人版では、評価欄に書く文章だけでなく、関連資料も収集されることを前提に運用を決めます。

店舗の運用としては、機密情報を含む個人版ノートブックから評価を送らないルールを勧めます。アカウントとの関連付けの解除は、資料本文に残る顧客名の消去を保証する説明ではありません。

また、Workspace所有のノートブックでも、共有先の個人アカウントが評価を送ると、問題評価のためにコンテンツが収集されます。作成者の契約に加え、外部スタッフが使うアカウントの種類も確認してください。

共有権限と公開リンクの確かめ方

共有設定の誤りは、学習の有無とは別に生じる情報漏洩リスクです。共有前には、相手が見られる資料と再共有の権限を確認し、公開リンクの有無まで点検します。

対象のノートブックの共有設定で、次の順に確認してください。

1. 「共有」を開き、登録されたメールアドレスと権限を確認します。
2. 閲覧だけでよい担当者は閲覧者とし、編集者は必要な人に限定します。
3. アクセスが「リンクを知っている全員」になっていないか確認します。
4. 店舗内の手順書は「制限付き」を基本とし、必要な相手へ個別に共有します。
5. 「コピーを許可」の設定を確認し、必要性を判断してから保存します。
6. 公開を取り消した場合は、以前のリンクからアクセスできないことも確認します。

公開ノートブックの閲覧にはGoogleアカウントへのログインが必要です。

一方、一般公開したノートブックの音声解説やレポートなどは、共有リンクからログインせず閲覧できます。生成物だけを渡す場合も、公開範囲と内容の両方を確認してください。Googleの共有・生成物の説明

入れる前に決めておくこと

店舗では、登録する資料・共有相手・責任者・利用終了時の処理を、追加作業の前に文書で決めます。

以下は店舗向けの運用案であり、Googleや楽天市場が定めた一律の入力基準ではありません。

「返品処理の手順書」でも、画像に配送先が写っていれば、そのまま教育用には使えません。原本とは別に、登録を承認した版を用意してください。

氏名を消しても、注文番号や問い合わせ内容から本人を特定できる場合があります。新人教育では、実在する注文を加工するより、架空の注文や問い合わせを使う方法を勧めます。

Workspaceの外部共有と管理機能の注意点

Workspaceでも外部共有は可能なため、管理者の設定とNotebookLM固有の制約を確認します。

2026年9月10日から、外部共有を詳細に制御する管理機能の導入が発表されています。外部共有は初期設定でオフとされ、許可ドメインへの限定や一般公開も管理できます。

「Workspaceなら社外共有できない」という古い説明を、現在の判断に使わないでください。事故時は管理設定の変更に加え、対象ノートブックの共有も解除します。Googleの共有管理説明

退職者の権限解除と資料の棚卸し

退職・異動・委託終了時は、資料の引き継ぎを確認してから、共有先と管理対象アカウントを整理します。

1. 本人が所有・利用するノートブックと、元資料・生成物の保存先を確認します。
2. 後任が必要な資料を参照できるか、実際のアクセスで確かめます。
3. 共有先や共有グループから対象者を外し、管理対象アカウントを停止します。
4. 公開リンク、個人アカウントへの共有、別途作成されたコピーを確認します。
5. 台帳に責任者・資料の版・共有相手・削除や差し替えの結果を残します。

ノートブックのコピーには、個人のチャット履歴とユーザー作成メモが含まれません。コピー先は元と同期しないため、複製できただけで引き継ぎ完了としないでください。

また、書き出したGoogleドキュメントやスプレッドシートには、元の共有権限が引き継がれません。棚卸しでは、書き出し先のファイルも別に点検します。

誤って入れたときの共有停止と削除手順

誤投入に気づいたら責任者へ報告し、共有を止めながら、資料・履歴・生成物の保存先を確認します。

1. 対象URL、投入時刻、情報の種類、共有相手を必要な範囲で記録します。
2. 公開リンクを「制限付き」に戻し、不要な個別共有を解除します。
3. 対象ソースを削除し、必要に応じてノートブック自体も削除します。
4. 情報を含むメモ・音声・レポート・チャット履歴を個別に確認します。
5. コピーや書き出し先の管理者へ連絡し、削除などの対応を依頼します。
6. パスワードやAPIキーを入れた場合は、削除と併せて変更・失効を行います。

ノートブックを削除しても、Geminiの会話はメインのチャット一覧に戻る仕様です。逆に、Geminiのアクティビティを削除しても、NotebookLMのデータは削除されません。

削除後の保存期間と公式説明の食い違い

画面から削除した状態と、バックアップを含むシステム上の消去完了は、分けて確認する必要があります。

Workspaceの期間は、データ処理追加条項の第6.1項に基づき、法令による保存の例外があります。Google全般の期間は、NotebookLMの各資料に対する個別の削除保証ではありません。

また、調査資料には次のような公式説明の食い違いがあります。

これらの適用範囲を統一して判断できる説明は、公開情報では確認できません。ソース削除に伴い、全生成物や外部コピーも自動消去される保証も、公開情報では確認できません。

個人情報保護委員会の注意喚起と漏洩時の報告

顧客情報の入力は、学習されない条件だけで許可せず、利用目的と提供元の取扱いも確認します。

個人情報保護委員会は、入力が特定した利用目的の達成に必要な範囲か、十分な確認を求めています。本人同意なく入力した個人データが回答以外の目的で扱われると、法違反になる可能性も示しています。

提供者が機械学習に利用しないことなども、確認すべき事項です。個人情報保護委員会の注意喚起

誤投入がすべて法定報告の対象になるわけではなく、情報の内容と漏えい等のおそれを調べます。

該当する場合、速報は速やかに行い、目安は事態を知ってから概ね3～5日以内です。確報は原則30日以内、不正目的の行為による事態は60日以内で、本人通知も必要になります。

よくある質問（FAQ）

店舗で迷いやすい点は、契約の保護条件と、入力・共有・削除の運用を分けて判断すると整理できます。

NotebookLMの情報漏洩リスクはどこにありますか？

店舗で確かめたいのは、評価の送信、共有と公開リンク、投入する資料の三つです。個人版で評価を送ると関連資料も確認対象になり、共有した相手には元の資料まで読まれます。顧客情報や注文データを最初から入れなければ、どの経路でも漏れる内容を減らせます。

無料版に入れた資料はすべて学習されますか？

フィードバックを送信しない限り、基盤モデルの学習に直接使用しないと説明されています。ただし、評価の送信時は関連資料も収集されるため、投入資料の選別が必要です。

Workspaceなら顧客情報を入れても安全ですか？

学習・レビューに関する保護があっても、顧客情報を一律に入力してよいとは判断できません。店舗の基本ルールとして、顧客情報や注文データを投入対象から外す方法を勧めます。

閲覧者なら元の資料は見られませんか？

閲覧者にも、共有されたソース資料とメモへの読み取り権限が付与される仕組みです。チャットビューで資料を隠しても、アクセス権を完全に失わせることはできません。

コピーを禁止すれば持ち出しを防げますか？

ノートブック全体の複製は制限できますが、アクセス可能な内容のコピーまでは防げません。共有相手に渡せる資料だけで、ノートブックを構成する必要があります。

資料を削除すれば情報漏洩対策は終わりですか？

履歴・生成物・Geminiの会話・書き出し先・共有相手のコピーも、個別に確認する必要があります。個人データが含まれていた場合は、報告と本人通知の要否も責任者が判断します。