楽天の発送通知・出荷完了メールの送り方｜発送処理と追跡番号連携の完全手順

楽天市場の発送通知メールは、受注に「配送会社・発送日・お荷物伝票番号」を入力する発送完了報告を行うことで購入者へ送れます。ただし、楽天が別途認めた場合には発送伝票の入力を省略できる例外があります。手順はRMSで受注を「発送待ち」から出荷情報入力・反映する手動フローと、CSVで複数注文を一括処理する方法の2通りです。追跡URLは楽天の転送リンク経由で載せます。

以下、発送処理のステップ、発送案内メールの書き方、CSV一括の確認事項、安全運用の順に整理します。画面名やコードは仕様変更されうるため、実運用の前に最新のRMSマニュアルで必ず確認してください。

楽天の「発送完了報告」とは？発送通知メールとの関係

発送完了報告とは、原則として受注に「配送会社」「発送日」「お荷物伝票番号（送り状番号）」を入力し、その情報を購入者へ伝える処理です。この報告を起点に発送案内メールが購入者へ届きます。

ただし、楽天ペイ基本規約第17条第6項では、注文確定通知を受けた注文について、楽天が別途認めた場合は発送伝票の入力を省略でき、予定発送日の到来をもって発送完了報告として扱うと定められています。楽天「店舗運営に関するガイドライン等」

楽天のマニュアルでは発送完了報告を「絶対に行ってください」と位置づけており、店舗運用の必須作業とされています。発送処理と発送通知メールの関係は次のとおりです。

発送案内メールは、注文お礼（サンクスメール）→発送案内→フォローメールという楽天店舗の基本メールフローの中核です。発送が遅い、または送り忘れると配送状況の問い合わせが増え、購入者の不安につながります。

発送処理のステップ手順｜発送待ちから反映まで（RMS手動フロー）

RMSでの手動フローは、新規受注一覧で「発送待ち」の受注を開き、出荷情報を入力して反映する流れです。反映後は発送日の経過でステータスが自動的に切り替わります。

手動発送処理の基本ステップは次の表のとおりです。画面遷移の名称は変わることがあるため、最新のRMSマニュアルで確認してください。

RMSに更新される項目は「発送日（出荷日）」「配送会社」「お荷物伝票番号（送り状番号）」の3点です。管理画面では商品詳細の出荷情報に反映されます。

ステータスが「処理済（配送済）」へ切り替わるのは、登録した出荷日の翌日未明が目安です。発送日を過ぎると自動で切り替わるため、当日中は手動で状態を進める必要はありません。

発送案内メールに書くべき項目と「当日中送信」の理由

発送案内メールには、送付先情報・発送日・お荷物伝票番号・追跡URL・到着予定日を記載します。到着を心待ちにする購入者が多いため、発送した当日中に送るのが望ましいとされています。

発送案内メールに盛り込む主な項目は次のとおりです。

1. 送付先情報（宛名・届け先の要約）
2. 発送日（実際に出荷した日付）
3. 配送会社名
4. お荷物伝票番号（配送会社ごとの追跡番号）
5. 追跡URL（楽天転送リンク経由）
6. 到着予定日の目安

当日中に送る理由は、発送タイミングの共有が購入者の安心につながり、「まだ届かない」といった配送状況の問い合わせを減らせるためです。発送案内が遅れると不安から問い合わせが増え、対応工数も膨らみます。

受け取りを支援する背景として、国土交通省の2026年4月調査では、宅配便の再配達率は7.6％でした（大手6社、対象3,322,699個）。ただし、この調査は発送案内や追跡情報の通知による再配達削減効果を直接示すものではありません。国土交通省「宅配便の多様な受取方法の利用率は約31.0%」

お荷物伝票番号（追跡番号）と配送会社の登録・つまずき

お荷物伝票番号は原則として入力しますが、楽天が別途認めた場合には発送伝票の入力を省略できます。配送会社の指定方法は入力画面やCSV・連携方式の仕様に従うため、一律に数値コード指定とは断定せず、最新のRMSマニュアルで確認してください。

追跡番号（お荷物伝票番号）の登録でつまずきやすいポイントは次のとおりです。

• 送り状番号が未入力：楽天が認める入力省略の例外があるため、空欄が常にエラーになるとは断定できません。連携ツール経由の場合も、例外への対応と入力条件を確認してください。
• 配送会社の指定方法：登録可能な会社（ヤマト運輸・佐川急便・日本郵便・西濃運輸・福山通運ほか）以外の文字列は、デフォルトの配送会社に置換されることがあります。
• 手入力のミス：伝票番号の手打ちは打ち間違いの温床です。送り状発行ソフトや受注管理ツールとの連携で自動反映するとミスを減らせます。
• 反映されないトラブル：ツール連携時に「RMS側へ送り状番号が反映されない」ズレが起きることがあるため、反映結果の確認が欠かせません。

伝票番号を手作業で一件ずつ登録している場合は、送り状発行ソフト（ヤマトB2クラウド等）や受注管理ツールからCSV・API連携で自動反映する運用に切り替えると、手間とミスの両方を抑えられます。

CSVで発送完了報告を一括処理する手順｜必須3項目

CSV一括の発送完了報告では、「受注番号」「お荷物伝票番号」「配送会社コード」が確認対象になります。ただし、この3列だけで更新できることや、購入者名・商品名などの列がエラーになるという仕様は、公開情報では確認できません。実際の必須列は最新のRMSマニュアルで確認してください。

一括処理のためのCSVで押さえる要点は次の表のとおりです。

配送会社の指定形式と文字コードは、利用するCSVの仕様に合わせる必要があります。Excelで保存する際も、文字コードや番号の形式が変わっていないか確認してください。配送会社コードの具体値は最新のRMSマニュアルで確認します。

なお同梱受注で複数商品の出荷日が異なる場合に「発送日」へ一番遅い日付が更新されることや、子注文の配送会社・注文番号が空欄の場合に親注文の商品情報が使われることは、RMS共通の仕様として公開情報では確認できません。利用する連携方式の仕様を確認してください。

手動とCSV一括発送の違い｜どちらを選ぶか

手動フローは少量の受注に向き、CSV一括は件数が多い店舗に向きます。処理する注文数と運用体制で使い分けるのが基本です。

両者の違いを整理すると次のとおりです。

件数が少ない立ち上げ期は手動で確実に進め、出荷件数が増えたらCSV一括や連携ツールへ移行する、という段階的な運用が現実的です。どちらでも、伝票番号の入力漏れとステータス反映の確認は欠かせません。

発送メールに追跡URLを載せる方法（楽天転送リンク）

楽天RMSのメールには楽天以外の外部URLを直接記載できないため、追跡URLは楽天の転送リンク（link.rakuten.co.jp）経由で載せます。配送会社ごとの転送URLに伝票番号を差し込む形式です。

追跡URLを載せる際の要点は次のとおりです。

• 外部URLの直貼りは不可：配送会社の追跡ページURLをそのまま貼れません。
• 転送リンク経由で載せる：楽天の転送リンク（link.rakuten.co.jp）を使い、配送会社の追跡ページへ飛ばします。
• 伝票番号を差し込む：クロネコヤマト・佐川急便など、会社ごとの転送URLにお荷物伝票番号を組み込みます。

追跡URLを入れておくと、購入者が自分で配送状況を確認できるため、配送状況の問い合わせを減らせます。ただしメールのURL制約は仕様変更されうるため、実装前に最新のRMSガイドラインで扱いを確認してください。

発送遅延・送り忘れを防ぐ安全運用とチェック体制

CSV一括や連携での事故を防ぐ鉄則は「1件テスト→ログ確認→本番」の順で進め、処理前データを保管することです。誤更新に備えた巻き戻し用のデータを残しておきます。

安全に運用するための手順は次のとおりです。

1. 1件だけテストアップロード：受注番号・伝票番号の形式、配送会社コード変換、文字コードを1件で検証します。
2. 処理結果メール・ログを確認：ステータスが正しく変わったかを結果メールやログで確かめます。
3. 本番を実行：テストで問題がなければ残りをまとめて処理します。
4. 処理前データを保管：更新前の受注データをダウンロードするか、アップロードCSVを「YYYYMMDD_発送反映用.csv」など日付入りで残します。

処理前データやCSVを日付入りで残しておくと、誤った伝票番号を反映しても影響した注文をすぐ特定し、修正できます。発送処理は数が多く手作業だと抜けやすいため、テストと保管を運用フローに組み込むことが送り忘れ・誤更新の防止につながります。

よくある質問（FAQ）

Q. 発送通知メールはいつ送るのが良いですか？ A. 発送した当日中の送信が望ましいとされています。発送タイミングの共有が購入者の安心につながり、配送状況の問い合わせも減らせるためです。

Q. お荷物伝票番号を入れずに発送完了報告はできますか？ A. 楽天が別途認めた場合は可能です。楽天ペイ基本規約第17条第6項では、注文確定通知を受けた注文について、発送伝票の入力を省略できる場合は予定発送日の到来をもって発送完了報告として扱うと定められています。連携ツール経由での入力条件や例外への対応は、利用するツールの仕様を確認してください。楽天「店舗運営に関するガイドライン等」

Q. ステータスはいつ「処理済（配送済）」に切り替わりますか？ A. 登録した出荷日を経過すると自動で切り替わります。目安は出荷日の翌日未明で、当日中に手動で進める必要はありません。

Q. CSV一括で必要な列は何ですか？ A. 「受注番号」「お荷物伝票番号」「配送会社コード」の3列だけで更新できるとは、公開情報では確認できません。発送伝票入力の省略が認められる例外もあるため、正式な列名・必須条件・配送会社の指定形式は最新のRMSマニュアルで確認してください。

Q. CSVで文字化けやエラーが出るのはなぜですか？ A. 取り込み仕様と保存時の文字コードが一致していない可能性があります。Shift-JIS指定やUTF-8の可否は公開情報では確認できないため、最新のRMSマニュアルで指定された形式に合わせてください。

Q. 配送会社の追跡URLをメールに直接貼れないのはなぜですか？ A. 楽天RMSのメールは楽天以外の外部URLを直接記載できないためです。楽天の転送リンク（link.rakuten.co.jp）経由で、伝票番号を差し込んだURLを載せます。