楽天の発送通知・出荷完了メールの送り方｜発送処理と追跡番号連携の完全手順

楽天市場の発送通知メールは、受注に「配送会社・発送日・お荷物伝票番号」を入力する発送完了報告を行うことで購入者へ送れます。手順はRMSで受注を「発送待ち」から出荷情報入力・反映する手動フローと、CSVで複数注文を一括処理する方法の2通りです。追跡URLは楽天の転送リンク経由で載せます。

以下、発送処理のステップ、発送案内メールの書き方、CSV一括の必須列、安全運用の順に、検証済みの事実だけを整理します。画面名やコードは仕様変更されうるため、実運用の前に最新のRMSマニュアルで必ず確認してください。

楽天の「発送完了報告」とは？発送通知メールとの関係

発送完了報告とは、受注に「配送会社」「発送日」「お荷物伝票番号（送り状番号）」を入力し、その情報を購入者へ伝える処理です。この報告を起点に発送案内メールが購入者へ届きます。

楽天のマニュアルでは発送完了報告を「絶対に行ってください」と位置づけており、店舗運用の必須作業とされています。発送処理と発送通知メールの関係は次のとおりです。

発送案内メールは、注文お礼（サンクスメール）→発送案内→フォローメールという楽天店舗の基本メールフローの中核です。発送が遅い、または送り忘れると配送状況の問い合わせが増え、購入者の不安につながります。

発送処理のステップ手順｜発送待ちから反映まで（RMS手動フロー）

RMSでの手動フローは、新規受注一覧で「発送待ち」の受注を開き、出荷情報を入力して反映する流れです。反映後は発送日の経過でステータスが自動的に切り替わります。

手動発送処理の基本ステップは次の表のとおりです。画面遷移の名称は変わることがあるため、最新のRMSマニュアルで確認してください。

RMSに更新される項目は「発送日（出荷日）」「配送会社」「お荷物伝票番号（送り状番号）」の3点です。管理画面では商品詳細の出荷情報に反映されます。

ステータスが「処理済（配送済）」へ切り替わるのは、登録した出荷日の翌日未明が目安です。発送日を過ぎると自動で切り替わるため、当日中は手動で状態を進める必要はありません。

発送案内メールに書くべき項目と「当日中送信」の理由

発送案内メールには、送付先情報・発送日・お荷物伝票番号・追跡URL・到着予定日を記載します。到着を心待ちにする購入者が多いため、発送した当日中に送るのが望ましいとされています。

発送案内メールに盛り込む主な項目は次のとおりです。

1. 送付先情報（宛名・届け先の要約）
2. 発送日（実際に出荷した日付）
3. 配送会社名
4. お荷物伝票番号（配送会社ごとの追跡番号）
5. 追跡URL（楽天転送リンク経由）
6. 到着予定日の目安

当日中に送る理由は、発送タイミングの共有が購入者の安心につながり、「まだ届かない」といった配送状況の問い合わせを減らせるためです。発送案内が遅れると不安から問い合わせが増え、対応工数も膨らみます。

お荷物伝票番号（追跡番号）と配送会社の登録・つまずき

お荷物伝票番号は入力が必須で、未入力のままだとエラーになります。配送会社は名称ではなくRMS定義の数値コードで指定します。

追跡番号（お荷物伝票番号）の登録でつまずきやすいポイントは次のとおりです。

• 送り状番号が未入力：お問い合わせ番号の更新は必須で、空欄はエラーになります。連携ツール経由でも同様です。
• 配送会社の指定方法：登録可能な会社（ヤマト運輸・佐川急便・日本郵便・西濃運輸・福山通運ほか）以外の文字列は、デフォルトの配送会社に置換されることがあります。
• 手入力のミス：伝票番号の手打ちは打ち間違いの温床です。送り状発行ソフトや受注管理ツールとの連携で自動反映するとミスを減らせます。
• 反映されないトラブル：ツール連携時に「RMS側へ送り状番号が反映されない」ズレが起きることがあるため、反映結果の確認が欠かせません。

伝票番号を手作業で一件ずつ登録している場合は、送り状発行ソフト（ヤマトB2クラウド等）や受注管理ツールからCSV・API連携で自動反映する運用に切り替えると、手間とミスの両方を抑えられます。

CSVで発送完了報告を一括処理する手順｜必須3項目

CSV一括の発送完了報告では、必須列は「受注番号」「お荷物伝票番号」「配送会社コード」の3つです。更新時は購入者名や商品名など余計な列は不要で、むしろエラーの原因になります。

一括処理のためのCSVで押さえる要点は次の表のとおりです。

配送会社を数値コードで指定する点と、文字コードをShift-JISにする点が特につまずきやすい箇所です。ExcelでUTF-8のまま保存すると取り込みでエラーになりやすいので注意してください。配送会社コードの具体値は最新のRMSマニュアルで確認します。

なお同梱受注で複数商品の出荷日が異なる場合、「発送日」には一番遅い日付が更新される仕様です。子注文の配送会社や注文番号が空欄なら、親注文の商品情報が使われます。

手動とCSV一括発送の違い｜どちらを選ぶか

手動フローは少量の受注に向き、CSV一括は件数が多い店舗に向きます。処理する注文数と運用体制で使い分けるのが基本です。

両者の違いを整理すると次のとおりです。

件数が少ない立ち上げ期は手動で確実に進め、出荷件数が増えたらCSV一括や連携ツールへ移行する、という段階的な運用が現実的です。どちらでも、伝票番号の入力漏れとステータス反映の確認は欠かせません。

発送メールに追跡URLを載せる方法（楽天転送リンク）

楽天RMSのメールには楽天以外の外部URLを直接記載できないため、追跡URLは楽天の転送リンク（link.rakuten.co.jp）経由で載せます。配送会社ごとの転送URLに伝票番号を差し込む形式です。

追跡URLを載せる際の要点は次のとおりです。

• 外部URLの直貼りは不可：配送会社の追跡ページURLをそのまま貼れません。
• 転送リンク経由で載せる：楽天の転送リンク（link.rakuten.co.jp）を使い、配送会社の追跡ページへ飛ばします。
• 伝票番号を差し込む：クロネコヤマト・佐川急便など、会社ごとの転送URLにお荷物伝票番号を組み込みます。

追跡URLを入れておくと、購入者が自分で配送状況を確認できるため、配送状況の問い合わせを減らせます。ただしメールのURL制約は仕様変更されうるため、実装前に最新のRMSガイドラインで扱いを確認してください。

発送遅延・送り忘れを防ぐ安全運用とチェック体制

CSV一括や連携での事故を防ぐ鉄則は「1件テスト→ログ確認→本番」の順で進め、処理前データを保管することです。誤更新に備えた巻き戻し用のデータを残しておきます。

安全に運用するための手順は次のとおりです。

1. 1件だけテストアップロード：受注番号・伝票番号の形式、配送会社コード変換、文字コードを1件で検証します。
2. 処理結果メール・ログを確認：ステータスが正しく変わったかを結果メールやログで確かめます。
3. 本番を実行：テストで問題がなければ残りをまとめて処理します。
4. 処理前データを保管：更新前の受注データをダウンロードするか、アップロードCSVを「YYYYMMDD_発送反映用.csv」など日付入りで残します。

処理前データやCSVを日付入りで残しておくと、誤った伝票番号を反映しても影響した注文をすぐ特定し、修正できます。発送処理は数が多く手作業だと抜けやすいため、テストと保管を運用フローに組み込むことが送り忘れ・誤更新の防止につながります。

よくある質問（FAQ）

Q. 発送通知メールはいつ送るのが良いですか？ A. 発送した当日中の送信が望ましいとされています。発送タイミングの共有が購入者の安心につながり、配送状況の問い合わせも減らせるためです。

Q. お荷物伝票番号を入れずに発送完了報告はできますか？ A. できません。送り状番号（お荷物伝票番号）は必須で、未入力の場合はエラーになります。連携ツール経由の更新でも同様です。

Q. ステータスはいつ「処理済（配送済）」に切り替わりますか？ A. 登録した出荷日を経過すると自動で切り替わります。目安は出荷日の翌日未明で、当日中に手動で進める必要はありません。

Q. CSV一括で必要な列は何ですか？ A. 必須列は「受注番号」「お荷物伝票番号」「配送会社コード（数値・例1001）」の3つです。購入者名や商品名などの余計な列はエラー要因になるため入れません。

Q. CSVで文字化けやエラーが出るのはなぜですか？ A. 文字コードがShift-JIS以外になっているケースが多いです。ExcelでUTF-8のまま保存すると取り込みエラーの原因になるため、Shift-JISでの保存が推奨されます。

Q. 配送会社の追跡URLをメールに直接貼れないのはなぜですか？ A. 楽天RMSのメールは楽天以外の外部URLを直接記載できないためです。楽天の転送リンク（link.rakuten.co.jp）経由で、伝票番号を差し込んだURLを載せます。

参考

• realize-ec「【楽天市場】いつも忘れそうになる『発送完了報告』ってなんだっけ？」 https://realize-ec.net/blog/1821/
• 速販UX オンラインマニュアル「［楽天市場］発送完了報告（注文データ更新）」 https://manual.sokuhan.jp/renkei/mallcart/rakuten/data-up/
• サイバーレコード「処理スピードUP！楽天RMSを使った受注管理方法とCSV設定のコツ」 https://www.cyber-records.co.jp/rakuten-rms-order-management/
• キャプテンEC「楽天の店舗運用で必要なメールの種類と配信タイミング」 https://captainec.jp/rakuten/repeater/ec_operation
• アイブレイン「お荷物伝票番号付きURLの発送メールへの入れ方 楽天RMS対応」 https://www.eye-brain.jp/blog/haisou/
• アプロ総研「楽天RMS 受注処理の流れ」 https://www.apro-soken.co.jp/column/order/post-8.html

※本記事の画面名称・配送会社コード・メールのURL制約は仕様変更されうるため、実運用の前に最新のRMSマニュアル／ガイドラインで必ず確認してください。