楽天RMSの受注CSVで一括発送・ステータス更新するやり方｜項目・エラー対処【店舗向け】

楽天RMSの受注処理は、1件ずつ手作業で発送通知を送っていると時間がかかり、入力ミスも起きやすくなります。受注CSVを使えば、複数注文の発送報告・送り状番号（お問い合わせ番号）の登録を一括で処理でき、繁忙期の作業を大きく短縮できます。

この記事では、楽天RMSの受注管理の基本フローから、受注CSVのダウンロード方法・注文情報CSVと発送情報CSVの違い・一括発送と送り状番号登録の手順・一括更新に必要な項目・よくあるエラーの対処・運用の注意点までを、店舗運営者向けに整理します（画面や仕様は変わるため、最新はRMSでご確認ください）。

楽天RMSの受注管理とは

楽天RMSの受注処理は、注文が次のようなステータスを進んでいく流れで管理されます。

このうち、「発送待ち」から「発送済み」へ進める発送報告が、日々もっとも件数が多く、CSVによる一括処理の効果が大きい工程です。

受注CSVを使うと、次のような処理をまとめて行えます。

1件ずつ手入力していた作業を、CSV1回のアップロードに置き換えられるのが最大のメリットです。

受注CSVのダウンロード方法

注文データのCSVは、RMSから次の流れでダウンロードします。

1. RMS ＞ 受注・決済管理 ＞ 受注・問い合わせ管理を開く
2. 「データダウンロード」をクリックする
3. 「通常購入データ」を選び、対象期間・ステータスなどの条件を指定する
4. 「データを作成する」→ダウンロードユーザーのユーザー名・パスワードを入力してダウンロード

出力したCSVは、そのまま編集する前に必ずバックアップを取っておくのが安全です。元ファイルを上書きすると、トラブル時に戻せなくなります。

注文情報CSVと発送情報CSVの違い

つまずきやすいのが、受注CSVには「取得用」と「登録用」の2種類があるという点です。ここを混同すると、アップロードでエラーになります。

注文情報CSVをそのまま発送情報CSVとしてアップロードすることはできません。用途とフォーマットが違うため、発送報告は発送報告用のCSV（更新データのアップロード）で行います。

CSVで一括発送・送り状番号を登録する手順

CSVで発送報告と送り状番号（お問い合わせ番号）を一括登録する流れは、次のとおりです。

1. 発送対象を抽出：発送待ちの注文をCSVでダウンロードする
2. 送り状を発行：配送会社の送り状発行ソフト等で伝票を出し、送り状番号を得る
3. 発送情報CSVを作成：注文番号・発送日・配送会社・送り状番号を、RMS指定のフォーマットで入力する
4. RMSへアップロード：「データダウンロード ＞ 更新データのアップロード」から発送報告としてアップロードする
5. 反映を確認：処理後、ステータスが「発送済み」へ進み、購入者へ発送完了メールが送られる

この一連を自動化すると、1件ずつの手入力がなくなり、発送処理のスピードが大きく上がります。

一括ステータス更新に必要な項目

CSVで発送ステータスを一括更新する際、最低限そろえるべき項目は次の3つです。

• 受注番号（注文番号）：どの注文かを特定するキー
• お荷物伝票番号（送り状番号）：追跡のための番号
• 配送会社コード：ヤマト・佐川・日本郵便などの区分

この3項目が正しくそろっていないと、発送報告が反映されません。特に注文番号と送り状番号は、桁落ちや形式ずれが起きやすいため注意が必要です（次章）。

よくあるCSVエラーと対処方法

CSVアップロードで失敗する原因は、ほぼパターンが決まっています。

とくに多いのが文字化けと先頭ゼロ落ちです。CSVをExcelで直接開くとこの2つが起きやすいため、Excelで開く前にバックアップし、取り込み時に文字コードと列の型を指定するのが基本です。アップロード後に「エラーあり」と出たら、結果ダウンロードからエラー行・注文番号・理由を確認し、修正して再アップします。

CSV運用の注意点

安定して運用するために、次の点を押さえておきましょう。

• 反映に時間がかかる：CSVの処理は反映まで数分〜数十分かかります。セール開始直前の操作は避け、遅くとも1時間前には完了させます
• バックアップを習慣化：編集前に必ず元CSVを保存。事故時に戻せます
• あす楽注文：あす楽は当日出荷の締め切りがあるため、CSV処理の遅延が遅配につながります。締め時間前に確実に発送報告を反映させます
• RMSのテンプレを崩さない：列の追加・削除・並べ替えは列ずれの原因。値だけ編集します

CSV運用の限界と受注管理システム

CSVでの一括処理は手入力より格段に速い一方、注文が増えたり複数モールを運用したりすると、CSVのダウンロード・編集・アップロードの往復自体が負担になってきます。モールごとに項目やフォーマットが違うため、手作業での突き合わせはミスも起きやすくなります。

この段階になると、受注管理システム（OMS）や連携ツールでの自動化が選択肢になります。CSVを人が運ぶ代わりに、受注取込・送り状連携・発送報告までを自動でつなぐことで、作業時間とミスをさらに減らせます。まずはCSVで運用を標準化し、件数が増えたら自動化を検討する、という順番が現実的です。

FAQ

楽天の受注CSVはどこからダウンロードしますか？

「RMS ＞ 受注・決済管理 ＞ 受注・問い合わせ管理 ＞ データダウンロード」から「通常購入データ」を選び、条件を指定して作成・ダウンロードします。編集前にバックアップを取りましょう。

一括で発送報告するには何が必要ですか？

最低限、受注番号（注文番号）・お荷物伝票番号（送り状番号）・配送会社コードの3項目が必要です。これらをRMS指定の発送報告用CSVに入力してアップロードします。

CSVが文字化けする・エラーになるのはなぜ？

ExcelでUTF-8保存されたり、注文番号の先頭ゼロが消えたり、列の順番が変わったことが主な原因です。RMS指定の文字コードで保存し、番号系の列は「文字列」で扱い、出力テンプレの列順を崩さないようにします。

注文情報CSVをそのまま発送報告に使えますか？

使えません。注文内容を取得する「注文情報CSV」と、発送日・送り状番号を登録する「発送情報CSV」は用途もフォーマットも別です。発送報告は発送報告用のアップロードで行います。