楽天の過去2年分の受注データを取り出すには｜期間と件数を分けて確認する

楽天の過去2年分の受注は、RMSの「データダウンロード」で通常購入データを月ごとに取り出します。 RMSのマニュアルでは、取得できるのは当日の730日前からで、1回5,000件までです（2026年10月24日確認）。 古い月から順に取得し、5,000件を超える月だけ期間をさらに分けます。暦の2年前と730日前は一致しない場合があるため、必要な開始日が取得範囲に入るかを先に確認してください。

取り出せる期間と件数の目安

通常購入データは当日の730日前から14日後まで取得でき、1回の上限は5,000件です。

さかのぼれる期間と、一度に取り出せる件数は別の制限として確認する必要があります。楽天の受注データを過去2年分そろえる場合も、全件を一括取得できるとは限りません。

RMSのマニュアルでは、データの種類ごとに次の条件が案内されています。

データの種類	指定できる期間・方法	取得時の注意
通常購入データ	当日の730日前から14日後まで	1回5,000件まで。前年比・商品別集計に使う
支払明細データ	730日前から63日後まで	1回の期間指定は最大60日間、件数は5,000件まで
返金データ	730日前から当日まで、注文日基準の年月指定	返金した月ではなく、注文した月を選ぶ
問い合わせデータ	7日前から当日まで	過去2年分の問い合わせを出す用途には使えない
購入申込データ	365日前から365日後まで	予約・定期購入・頒布会の申込確認に使う

通常購入CSVの730日・5,000件という条件を、RMSの画面検索や受注APIへ当てはめないでください。たとえば画面の「注文検索」は、730日前までさかのぼれますが、1回の検索期間は63日以内です。

過去の受注を取り出す手順

通常購入データは、期間と出力項目を設定して対象件数を確認し、データ作成後に取得します。

RMSで「受注・決済管理」→「1 受注管理」→「データダウンロード」と進みます。未申込なら「データダウンロードサービスを申込む」から手続きを済ませます。RMSのマニュアルでは、申込完了後すぐに利用できると案内されています。

以下は通常購入データの操作です。ほかのデータ種類では項目や流れが異なります。

1. 「通常購入データ」を選び、前年比の集計など、今回取り出すデータの用途を確認します。
2. 「期間指定」で日付の基準と対象範囲を設定します。注文を受けた月で比較するなら「注文日」を基準にそろえます。
3. 「ステータス」でキャンセルの扱いを決めます。全体の集計なら、購入サイト・お支払い方法などで意図せず絞り込んでいないかも確認します。
4. 「出力テンプレート」で「全カラムダウンロード用」または作成済みのテンプレートを選びます。
5. 「ダウンロード対象となる注文件数確認」を押します。別ウィンドウで5,000件以内か確認し、超えたら期間を短くして再確認します。
6. 「データを作成する」を押して結果の反映を待ち、「データダウンロード利用履歴」でも結果を確認します。
7. 「パスワード入力」でダウンロード用ユーザー名・パスワードを入力し、「ダウンロードする」を押します。

支払明細では、決済ステータス未登録の「注文確認待ち」と「キャンセル確定済」は出力できません。通常購入データと支払明細の件数が違う場合は、期間だけでなく対象ステータスも確認します。

過去2年分を月ごとに分けてダウンロードする方法

古い月から順に対象件数を確認し、5,000件を超える月だけ前半・後半などに分けて取得します。

月別の分割は作業上の提案であり、通常購入データが月単位でしか取得できるという制約ではありません。取得可能な下限は日々動くため、古い期間から順に取り出す方法が実務的です。

1. 対象にする開始日と終了日を決め、730日前より古い日付が含まれていないか確認します。
2. 月ごとに対象件数を確認し、5,000件を超える場合は、月の前半・後半などへ分けます。
3. 分けても上限を超える場合は、対象件数を確認しながら、さらに短い期間へ絞り込みます。
4. 各ファイルの期間・条件・取得日時を記録します。取得後は、注文番号の重複を除いた件数と、画面で確認した対象注文件数を照合します。

管理表に残す項目	記録する内容
対象範囲	開始日・終了日、指定できる場合は時刻
抽出条件	日付の基準、ステータス、その他の絞り込み
出力内容	データ種類、テンプレート名、列構成
取得結果	対象注文件数、取得日時、保存ファイル名
再取得の管理	取り直した理由、集計に採用する取得版

期間の境界を含む条件は画面内の案内で確かめ、月末・月初の注文に漏れや重複がないか点検します。ファイル名は「通常購入_対象開始日_対象終了日_取得日時.csv」などにそろえると照合しやすくなります。

取り直したCSVは、前のCSVと両方を集計しないよう、採用する取得版を管理表に記録します。ただし、同じ注文番号でも商品明細が異なる行は必要です。行ごと削除せず、注文数を数えるときだけ注文番号の重複を除きます。

期間を細かく分けても、730日前より古い通常購入データを取得できるようにはなりません。

注文日と発送関係の日付で集計期間が変わる

注文を受けた月の前年比は注文日を基準にし、発送に関する実績とは分けて集計します。

CSVには次の日時項目があり、注文を受け付けた時点と、その後の処理時点を区別できます。以下は列の意味を整理した表であり、すべてが抽出条件として選択できるという意味ではありません。

CSVの項目名	意味と集計時の注意
注文日時・注文日	注文を受けた時点の比較に使う項目
注文確認日時	店舗が注文確認をした日時
注文確定日時	決済手続き・不正検知の完了後、「発送待ち」になった日時
発送指示日時	楽天が発送指示を行った日時
発送完了報告日時	発送日と発送日・伝票番号の入力日のうち、遅い日の翌日の日時

たとえば月末の注文を翌月に発送した場合、注文日と発送完了報告日時では集計月が変わり得ます。発送完了報告日時は実際の発送日そのものではないため、出荷実績に使う場合は定義を確認します。

返金データの年月指定は注文日が基準なので、返金が行われた月の一覧とは混同しないでください。

代引注文だけ見つからないときは日付条件を確認する

RMSのマニュアルでは、全額代金引換などの選択制決済では「決済確定日」が入りません。この日付で絞ると対象外になります。ただし、ポイント利用分の振込がある一部の注文には、決済確定日が存在します。注文自体を探したい場合は、注文日を基準に取り直して確認します。

前年比や帳簿の確認に必要な受注CSVの列

前年比には注文番号・注文日・ステータス・商品合計金額・個数を残し、会計の照合には請求金額なども加えます。

次の表は通常購入CSVの項目を中心にした整理で、会計確認では支払明細や返金データも照合します。

目的	主に必要な列・情報	集計前に決めること
前年同月との比較	注文番号、注文日、ステータス、商品合計金額、個数	キャンセルの扱い、比較する金額の定義
商品別の販売数量	商品管理番号、商品番号、商品名、商品明細ID、単価、個数	商品番号の変更や後継商品の対応
クーポンの影響確認	クーポン利用総額、店舗発行クーポン利用額、楽天発行クーポン利用額	店舗負担分とそれ以外の区別
請求・会計の照合	注文番号、請求金額、送料合計、ポイント利用額、税率別の請求金額・税額	支払明細・返金・会計帳簿との対応

「商品合計金額」にはラッピング料金が含まれ、「合計金額」には代引料が含まれない仕様です。請求金額はポイントやクーポンなども関係するため、列名だけで売上の定義を決めないでください。

注文数は注文番号、商品別集計は商品明細IDなどを使い、注文と明細の単位を確認して集計します。複数行に同じ注文の金額がある場合、各行を足すと二重計上になるため、原本で行構造を確かめます。

過去データの税額欄と無効値を確認する方法

集計前に税額欄の空欄と「-9999」を抽出し、ゼロに置き換えず、対象注文の状態を確認します。

RMSのマニュアルでは、次の表の旧税額4項目は2024年6月16日以降、出力されません。空欄を税額ゼロとは判断せず、税率別の項目を確認します。

確認する項目	集計時の扱い
消費税合計・送付先消費税合計	出力されない旧項目として確認
外税合計・送付先外税合計	出力されない、廃止予定の項目として確認
10%請求額に対する税額・8%請求額に対する税額	請求額から割り戻した税率別の税額を確認
金額欄の「-9999」	該当項目では無効値として扱い、通常の金額と分ける

税率別請求金額などには、送料や代引手数料が未確定の場合に「-9999」となる項目があります。集計前に空欄と無効値を抽出し、対象注文を確認してから比較用のデータへ反映します。

受注CSVをExcelで文字化けさせずに開く方法

ExcelではCSVを直接開く前にインポートを使い、文字コードと列の型を確認して読み込みます。

Microsoftの公式説明では、CSVを直接開くと既定の設定で各列が解釈されます。次はWindows版Excelでの手順です。表示名は利用環境によって異なります。

1. 空のブックを開き、「データ」から「テキストまたはCSVから」を選んで対象ファイルを指定します。
2. プレビューでファイルに合う文字コードと区切り記号「コンマ」を選び、日本語の商品名を確認します。
3. 「データ型検出」で自動検出しない設定を選び、全列をいったんテキストとして扱います。
4. 「データの変換」を開き、列名の左のアイコンから型を指定します。注文番号・商品番号・郵便番号・電話番号は「テキスト」、金額・数量・日付は用途に合う型にします。
5. 「閉じて読み込む」で取り込み、先頭ゼロと番号の桁が原本と一致するか確認します。加工結果は別のExcelブックへ保存します。

Shift_JISと分かっているファイルは「932：日本語（シフトJIS）」を選びます。UTF-8ならその文字コードを指定します。楽天の受注CSVが常に同じ文字コードとは断定せず、プレビューで確認してください。Microsoftのコードページ一覧

番号の先頭ゼロが消えた後にセルの表示形式を変えても、元の値を正しく戻せるとは限りません。その場合は原本から読み込み直します。自動検出や変換の設定は、MicrosoftのText/CSVコネクタの説明で確認できます。

受注データと帳簿の保存期間を分けて考える

楽天から取り出せる期間と帳簿書類の保存義務は別なので、2年を基準に保存記録を削除しないでください。

国税庁が案内する主な保存期間は次のとおりで、受注CSVは記録の内容に応じた分類が必要です。

区分	保存対象と主な期間
法人	帳簿・注文書・領収書などは原則7年。確定申告書の提出期限の翌日から起算
法人の一定の欠損事業年度など	10年。2018年4月1日前に開始した事業年度は9年
個人の青色申告	帳簿・決算関係書類は7年、その他の請求書・見積書・納品書などは5年
青色申告の現金預金取引等関係書類	原則7年。前々年分の事業所得・不動産所得の金額が300万円以下なら5年
個人の白色申告	法定帳簿は7年、任意帳簿や請求書・領収書などは5年
消費税関係	仕入税額控除のための請求書等、交付した適格請求書の写し・提供した電磁的記録は7年

法人の例外は、青色繰越欠損金が生じた事業年度や、一定の災害損失金が生じた事業年度です。詳細は国税庁の法人向け説明と、個人向けの保存区分を確認します。

電子的にやり取りした注文書や請求書などに相当するデータは、電子取引データとして保存が必要です。原則として改ざん防止・日付や金額や取引先による検索・内容を表示できる環境などを整えます。国税庁の電子取引データ保存の説明

月別フォルダーやCSVの保管だけで要件を満たすとは限らず、適用される要件や緩和の条件も確認します。

受注データの保管場所と削除ルール

取得する前に保存目的と担当者を決め、法令上の保存義務と業務上の必要性に沿って削除を判断します。

個人情報保護法には一律の保存年数がなく、不要になった個人データは遅滞なく消去する努力義務があります。個人情報保護委員会の説明

管理する対象	店舗で決めるルール
ダウンロード原本	正式な保存先、管理責任者、アクセスできる担当者
分析用コピー	必要な列だけを残し、氏名・住所などの必要性を確認
法令上の保存記録	保存義務の根拠、起算日、保存期限
一時ファイル・共有先・バックアップ	不要なコピーの確認方法、削除時期、実施記録

法令で保存期間が定められている記録はその義務を踏まえ、分析用コピーは別に必要性を見直します。保存先のアクセス制御や利用者認証も整え、担当者以外が受注データを開けない運用にします。個人情報保護委員会の通則編

よくある質問（FAQ）

過去2年分を取り出す場合は、730日の取得範囲、件数上限、データ種類の違いを確認します。

過去2年分は必ず全部ダウンロードできますか？

通常購入データの下限は取得当日の730日前であり、暦の2年前と常に一致するわけではありません。対象期間の月初が下限より古い場合などは、必要な全期間が取得範囲に入るか確認してください。範囲外の分は、保存済みのCSVや、以前から使っている受注管理システムの取込履歴を確認します。

通常購入データが5,000件を超えたらどうしますか？

期間を月ごとに分け、それでも超える月はさらに短くして、対象注文件数を確認してから作成します。

受注APIならCSVより古い注文を取得できますか？

CSVより古い注文を取得できるとは断定できません。APIの検索可能期間・指定期間幅・取得件数は、CSVとは別に公式仕様を確認する必要があります。

返金データも通常購入データと同じ期間指定ですか？

返金データは730日前から当日までを注文日基準の年月で指定し、通常購入データと指定方法が異なります。

ダウンロードしたCSVは2年で削除してよいですか？

2年を一律の削除期限にはできず、帳簿書類としての保存義務と利用目的に応じて判断する必要があります。