楽天RMSの備考欄の設定と運用｜注文時の要望をどう受けるか

楽天RMSの備考欄は、購入者が注文全体に関する要望を入力する場所です。店舗は備考を対応確約とみなさず、受注時に内容を確認して出荷指示へ変換する必要があります。

楽天RMSの備考欄とは

楽天RMSの備考欄とは、購入者が注文内容確認画面で、注文全体への要望を入力するための自由記述欄です。

購入者は、のしやラッピングなどの希望を注文内容確認画面に記入できます。入力された内容は、通常受注CSVでは「コメント」列として確認できます。

購入から店舗への情報連携は、次の流れで整理できます。

店舗が「注文フォームカスタマイズ」で備考欄を編集できることは、日本郵便の公開情報でも確認できます。ただし、現行のメニュー階層、文字数上限、必須入力の可否、入力欄の種類は公開情報だけでは確認できません。

楽天 RMS 備考欄 設定を変更する際は、お使いの管理画面と公式マニュアルで現行仕様を確認してください。

備考欄と商品選択肢はどう使い分けるか

選択肢を限定できる要望は専用項目で受け、自由記述が必要な情報だけを備考欄で受けるのが安全です。

備考欄、商品選択肢、配送指定は、受注CSVでも別のデータとして扱われます。すべてをコメント欄へ集めると、確認漏れや表記の揺れが起こりやすくなります。

ラッピングの有無、内のし・外のし、時間帯などは、可能な限り構造化した項目で受けます。メッセージ本文や複雑な名入れなど、選択肢にしにくい内容を備考欄へ残します。

専用項目と備考の指定が矛盾する場合は、どちらかを推測して出荷してはいけません。注文を保留し、購入者への確認が必要かを担当者が判断します。

備考はRMSと受注CSVのどこに届くか

購入者の備考は注文情報として店舗へ届き、通常受注CSVでは「コメント」列に格納されます。

公開マニュアルでは、通常受注CSVの主要項目として、次の列を確認できます。

CSV連携では、列の位置ではなくヘッダー名で項目を判定する設計が安全です。出力テンプレートや将来の変更により、列順や出力項目が変わる可能性があるためです。

RMSの注文詳細における備考の現行ラベルや表示位置は、公開ページでは確認できません。自店舗の管理画面と公式マニュアルで確認してください。

OMSや倉庫システムに備考が届くかは、それぞれの取込設定によります。コメントが未設定のまま出荷データを作っていないか、テスト注文で確認しましょう。

備考のある注文を出荷作業へ渡す方法

備考のある注文は自動出荷から外し、原文を確認して実行可能な作業指示へ変換します。

備考をそのまま送り状や倉庫帳票へ転記すると、不要な個人情報や曖昧な希望まで渡るおそれがあります。購入者の原文と倉庫向け指示は、別の情報として保存します。

1. 受注時にコメント、のし、商品選択肢、配送日時を別々に取得します。
2. コメントが空でない注文を、無条件の自動出荷から外します。
3. 包装、配送、領収書、名入れ、住所変更などに分類します。
4. 対応可能、確認必要、対応不可のいずれかを判定します。
5. 購入者の原文から、倉庫が実行できる短い指示を作ります。
6. ギフト、名入れ、配送変更は受注担当と出荷担当で照合します。
7. 出荷後は、注文番号と配送会社の送り状番号を紐付けます。
8. 原文、回答、最終指示、担当者、処理時刻を保存します。

日本郵便の公開システムにも、楽天のコメント欄を利用した一時保留や梱包指示の管理機能があります。備考を「印字する文章」ではなく、「確認と作業指示の起点」として扱う考え方が重要です。

要望別にどのような確認が必要か

備考の処理方法は、要望が商品仕様、配送条件、料金に影響するかによって変わります。

領収書は、対象注文が所定の状態になった後、購入履歴の注文詳細から発行できます。店舗独自の書類と重複しないよう、案内方法を統一しておきます。

住所変更や同梱は、単なる倉庫指示ではありません。決済、送料、出荷済みかどうか、不正利用への確認を含めて判断します。

備考欄の要望に対応できない場合

対応できない要望は黙って無視せず、出荷を保留して選択肢と回答期限を案内します。

備考欄への記入は購入者の希望であり、店舗による対応の確約ではありません。楽天公式FAQでも、ラッピングなどへの対応はショップによって異なると案内されています。

1. 注文を出荷保留にします。
2. 対応できない理由を簡潔に伝えます。
3. 要望なしで発送、代替案、キャンセル相談などを提示します。
4. 購入者からの回答期限を示します。
5. 回答後に注文受付や出荷処理を進めます。
6. 回答がない場合は、事前に表示した店舗ルールに従います。

商品仕様や追加料金に関係する変更は、購入者の同意なしに実施しません。重要な要望は、注文受付処理や出荷の前に確認する方が、認識違いを防ぎやすくなります。

商品ページや注文フォーム付近には、対応範囲、追加料金、締切、発送が遅れる可能性を明示します。対応可否は店舗からの返信で確定することも伝えておきましょう。

原文・店舗回答・倉庫指示をどう記録するか

購入者の原文を上書きせず、店舗の判断、回答、倉庫指示を別々に記録します。

この分離により、購入者が希望した内容と、店舗が実際に約束した内容を区別できます。後日の問い合わせでも、判断の経緯を追いやすくなります。

備考には、電話番号、第三者の氏名、メッセージ本文などが含まれる場合があります。倉庫や委託先には、作業に必要な範囲へ整理して渡します。

不要になった個人データは、社内規程に従って適切に消去する必要があります。楽天の備考に一律の公開保存期間は確認できないため、会計記録や紛争対応との関係を踏まえて自社で定めてください。

注文番号・受注番号・送り状番号の違い

注文番号は楽天の注文識別子、送り状番号は配送会社が荷物を追跡するための番号です。

楽天の購入者向け画面では、原則として「注文番号」が使われます。形式は6桁-8桁-7桁以上で、末尾の桁数は固定と考えない方が安全です。

一方、楽天公式FAQの一部では、同じ購入識別子を「受注番号」と呼んでいます。購入者へ案内する際は、「注文番号（画面によっては受注番号）」と表現すると混乱を抑えられます。

通常受注CSVの先頭列名は「注文番号」です。日本郵便の公開マニュアルにある送り状データCSVでは「受注番号」とされ、末尾に追加部分が付く形式例も示されています。

注文番号はExcelなどで数値化せず、文字列として保持します。ハイフン、先頭ゼロ、追加部分の欠落を防ぐためです。

配送会社への照会には、楽天の注文番号ではなく、配送会社の送り状番号を使います。一つの注文を複数個口で送る場合に備え、一対多で紐付けられるようにします。

よくある質問

備考欄は専用項目を補う入力欄として使い、内容を確認してから出荷へ進めます。

楽天RMSの備考欄を必須入力にできますか？

公開情報だけでは、現行仕様で必須入力にできるか確認できません。お使いのRMS管理画面と公式マニュアルで確認してください。

備考欄に配送時間が書かれていたらどうしますか？

まず専用のお届け時間帯を確認し、備考との矛盾があれば出荷を保留します。配送会社が扱えない時間を店舗判断で確約してはいけません。

コメントがある注文はすべて保留すべきですか？

確認漏れを防ぐには、まず自動出荷から外す運用が安全です。確認後に対応不要と判断した注文は、記録を残して通常工程へ戻します。

「受注対応のみ」は注文ステータスですか？

「受注対応のみ」は注文ステータスではなく、ショップの受注・発送カレンダーにおける営業区分です。OMSや社内システムの受注状態として取り込まないようにします。