楽天RMSのユーザーID変更・追加・権限管理｜退職者IDの棚卸しまで

楽天RMSにログインするための「ユーザーID」は、買い物で使う楽天会員IDとはまったく別物の、店舗運営用ログイン（R-Login）です。R-Loginでは担当者を 責任者・管理者・スタッフの3階層に分けて管理し、誰にどの機能まで触らせるかを一人ひとり設定できます。この記事では、新しいスタッフや外注のIDを追加する手順、権限の絞り込み方、そして見落とされがちな退職者IDの停止と定期棚卸しまでを、運用の視点で整理します。

なお、画面名・ボタン名・上限値などのUI仕様は改定されやすいため、実際に操作する際は各手順で必ずRMSヘルプ（R-Login／利用者管理）で最新の内容を確認してください。本記事は2026年時点で確認できた一般的な運用の考え方を中心にまとめています。

楽天RMSのユーザーID（R-Login）とは？──楽天会員IDとの違いと「2つの鍵」

楽天RMSにログインするIDは、正式には R-Login（アールログイン） と呼ばれる、店舗運営専用のログインの仕組みです。ここでまず押さえておきたいのは、買い物に使う楽天会員IDではRMSにはログインできないという点です。両者は完全に別系統で、R-Loginは「業務用ログインID」だと考えてください。

代行会社の記事などでは「サブアカウント」「担当者ID」といった通称でも呼ばれますが、楽天の公式UI上の名称は「利用者管理」「利用者」です。検索する人によって呼び方が違うだけで、指しているものは同じR-Loginの利用者だと理解しておくと混乱しません。

R-Loginの特徴は、ログインに2つの鍵が必要な点です。ひとつは店舗そのものに紐づく「お店の鍵」、もうひとつが担当者一人ひとりに割り当てられる「個人の鍵」です。この2要素の構造によって、誰がいつRMSにアクセスしたかを店舗側で把握できるようになっています。逆に言えば、この個人の鍵を全員で共有してしまうと、せっかくの「誰がやったか分かる」仕組みが機能しなくなります。

まず知るべきID体系：責任者・管理者・スタッフの3階層と権限

R-Loginの利用者は、大きく 責任者・管理者・スタッフの3階層に分かれます。この階層によって、できることの範囲が変わります。運用ルールを決める前に、まずこの3つの違いを共有しておくと、後の権限設定がスムーズになります。

ポイントは3つあります。

1. 責任者は「鍵の管理者」でもある。R-Login ID・パスワードを忘れたときの再設定など、最上位の操作は責任者だけが行えます。
2. 管理者はスタッフの発行・承認を担う。日々の「人を増やす・減らす・権限を変える」作業は管理者の役割です。
3. スタッフは触れる範囲を絞れる。後述する「権限分類名」を使うことで、同じスタッフでも見せる機能を細かく調整できます。

外注や運営代行に渡すのは、多くの場合この「スタッフ」階層です。誰を責任者・管理者にするかは店舗の体制次第ですが、責任者は原則として社内の限られた人だけにしておくのが安全です。

※階層ごとの正確な操作範囲は改定されることがあります。最新はR-Login（利用者管理）ヘルプでご確認ください。

【追加】新しいスタッフ・外注のユーザーIDを発行する手順（本人登録→承認の2段階）

新しいスタッフや外注のIDを発行するときに、まず知っておきたいのが「追加は一発では終わらない」ということです。R-Loginの利用者追加は、本人による登録と、管理者による承認の2段階で完了します。ここを理解していないと「追加したのにログインできない」というつまずきが起きます。

一般的な流れは次のとおりです。

1. 管理者がR-Loginにログインし、「利用者管理」から「利用者の追加」を選ぶ。
2. 追加する担当者の氏名・メールアドレスなどを入力して申請する。
3. 申請すると、本人あてに登録用URLの案内メール（「【楽天】R-Loginスタッフ登録用URLのご案内」といった件名）が届く。
4. 本人がそのURLからR-Login登録を行い、自分のユーザ名・パスワードを設定する。
5. 本人の登録が完了すると管理者にも通知が届く。ここで次の「承認・権限設定」に進む。

つまり、管理者が申請しただけでは相手はまだログインできません。本人が登録を済ませ、さらに管理者が承認して初めて利用可能になります。外注先に依頼するときは「案内メールが届いたら本人がURLから登録してください」と一言添えておくと、やり取りがスムーズです。

体感として、この2段階を知らずに「追加したはずなのに入れないと言われた」というケースは少なくありません。多くは承認待ちのまま放置されているだけなので、まず管理者側で承認状況を確認するのが近道です。

※画面遷移やメールの件名は変わることがあります。最新の手順はR-Login（利用者管理）ヘルプでご確認ください。

【権限設定】承認時に決める5項目と「権限分類名」で触れる範囲を絞る

本人の登録が終わると、管理者が承認と権限設定を行います。承認時にはおおむね次の5項目を設定します。

この中でも運用上とくに重要なのが ⑤権限分類名です。これは「そのスタッフがどの機能まで触れるか」を決める設定で、これを使い分けることで、外注に個人情報を見せずに作業だけ任せるといった細かいコントロールができます。

権限分類名の代表例を整理すると、次のようになります（名称・範囲は改定されることがあります）。

たとえば商品ページの制作だけを外注する場合は「ダブルアカウント」で編集系に絞る、受注の作業もしてほしいが顧客情報の管理は任せたくない場合は「R-Backofficeを除く」を選ぶ、といった考え方です。必要な範囲だけを渡すのが、事故を防ぐ基本です。

※権限分類名の一覧・各分類が含む機能は変わることがあります。最新はR-Login（利用者管理）ヘルプでご確認ください。

【変更】権限・有効期限をあとから変える／R-Login ID・パスワードを忘れたときの再設定

一度設定した権限や有効期限は、あとから変更できます。担当替えや役割変更があったときは、その都度見直してください。

権限・有効期限の変更

「利用者管理」から対象の利用者を開き、権限設定・有効期限・権限分類名を再設定して保存します。承認時と同じ画面で編集できるイメージです。有効期限が近い外注の期間を延ばす、社内異動で権限を広げる、といった調整はここで行います。

R-Login ID・パスワードの再設定

ログインできなくなったときの復旧は、原因によって窓口が分かれます。

• パスワードの有効期限が切れた場合：ログイン時のお知らせ画面から「R-Loginパスワードを変更する」に進んで再設定します。パスワードには有効期限があり、定期的な変更が求められる仕組みです。
• ID・パスワードそのものを忘れた場合：ログイン画面の「R-Login ID・パスワードを忘れた方はこちら」から手続きします。ただし、この再確認・再設定を実行できるのは責任者のみです。責任者のメールアドレスと氏名で本人確認を行い、再設定します。

ここは運用上つまずきやすいポイントです。スタッフや外注が「パスワードを忘れた」と言ってきても、最終的な再設定は責任者を通す必要があります。責任者の連絡先が社内で分からなくなっていると復旧が止まるので、誰が責任者かは常に共有しておきましょう。

※復旧の画面・手順は改定されることがあります。最新はR-Login（利用者管理）ヘルプでご確認ください。

【削除・停止】退職者のIDを放置しないための棚卸し手順

ここが本記事でもっとも伝えたいところです。IDの追加や権限変更に比べて、辞めた人・離れた外注のID停止は後回しにされがちです。しかし、放置された退職者IDこそがもっとも大きなリスクになります。

退職・異動が出たら「その時点で」停止する

原則はシンプルで、退職・異動が発生したその時点で、該当する利用者を停止または削除することです。手順の考え方は次のとおりです。

1. 管理者が「利用者管理」を開く。
2. 対象者を選び、利用情報を「利用停止」に変更する（または削除する）。
3. これでその人はRMSにログインできなくなる。

個別IDで運用していれば、この操作はその人のIDだけを止めれば済み、ほかの担当者に影響しません。ここが個別ID管理の大きな利点です。

定期棚卸しでIDの「見える化」を保つ

停止漏れを防ぐには、退職のたびに対応するだけでなく、定期的な棚卸しをルールにするのが有効です。

• 四半期に一度など間隔を決めて、「今ログインできる人」の一覧を確認する。
• 実際の在籍者・契約中の外注と突き合わせ、心当たりのないID・不要になったIDを停止／削除する。
• 誰がどの権限を持っているかもあわせて見直す。

体感として、退職者IDの棚卸しをルール化している店舗はまだ少ない印象です。だからこそ、ここを仕組みにできると安全面で一歩抜け出せます。「誰がログインできるかを常に把握している状態」を保つことが目的です。

※利用停止・削除の画面や操作名は改定されることがあります。最新はR-Login（利用者管理）ヘルプでご確認ください。

なぜ危険？メインIDの使い回しに潜む3つのリスク

退職者IDの棚卸しが重要なのは、多くの店舗が抱える「メインID（1つのID）を全員で使い回している」という状態と裏表だからです。ひとつのIDを共有していると、退職者ID問題は一気に深刻になります。主なリスクは3つです。

1. 顧客個人情報の持ち出し：退職した人がパスワードを知ったまま残ると、受注データなどの個人情報にアクセスできてしまう恐れがあります。
2. 振込先口座などの書き換え：管理系の設定に触れられる状態が残ると、振込先口座を書き換えられるといった深刻な被害につながりかねません。
3. 原因が特定できない：全員が同じIDを使っていると、何か問題が起きても「誰が操作したのか」を追えません。トラブル時の原因究明が難しくなります。

さらに、共有IDだと「退職者が出るたびにパスワードを変えて全員に配り直す」という手間が発生し、その手間ゆえに変更が形骸化していく、という悪循環も起きがちです。結果として「昔辞めた人がまだログインできる状態」が残り続けてしまいます。

個別ID管理に切り替えるメリット（即停止・操作ログ・分業）

では、担当者ごとに個別IDを発行するとどう変わるのか。共有IDと比べると、メリットははっきりしています。

整理すると、個別ID管理の利点は次の4点です。

1. 各自がすぐにログインできる（配り直しの手間がない）。
2. 退職者のIDだけを即停止でき、ほかの担当者に影響しない。
3. 操作の記録から原因を特定しやすく、トラブル対応が速い。
4. 役割が明確になり、分業が進む。

「共有IDのほうが楽」に見えて、実際には退職やトラブルのたびに手間とリスクが積み上がります。個別ID＋権限の絞り込み＋退職時の即停止、この三点セットを運用に組み込むのが正攻法です。

運営代行やコンサルに渡すべき権限はどれ？（外注に個人情報を見せない設定）

外注や運営代行、コンサルにRMSを触ってもらうとき、「どの権限を渡すか」で迷う方は多いはずです。ここは実務でよく相談される部分なので、考え方を整理します。

一般的には、外注・運営代行に渡すのは 「スタッフ」階層の「通常」権限が定番とされています。理由は、受注管理でポイントや損益といった数字を確認する必要があるケースが多いためです。運営を代行してもらう以上、売上や受注の状況に触れられないと仕事が進みません。

一方で、顧客の個人情報（受注・決済まわり＝R-Backoffice系）までは見せたくないという判断もあり得ます。その場合は「R-Backofficeを除く」などの権限分類を選び、個人情報系を外した範囲だけを渡します。制作だけを頼むなら「ダブルアカウント」で編集系に絞る、という選択肢もあります。

判断の目安を整理すると次のとおりです。

大切なのは、契約が終わったら必ずそのIDを停止することです。外注も「退職者」と同じで、関係が終わったIDを残さないのが鉄則です。前述の棚卸しに、契約中の外注IDも必ず含めてください。

※権限分類の名称・範囲は改定されることがあります。渡す前に最新をR-Login（利用者管理）ヘルプでご確認ください。

スタッフの登録人数・有効期限には上限がある（数値は要確認）

R-Loginの利用者には、登録できる人数や有効期限に上限があるとされています。代行会社の解説記事では「スタッフは200人まで」「有効期限は最長3年」といった数値が紹介されることがあります。

ただし、これらの具体的な数値は改定される可能性があり、本記事では断定しません。多人数のスタッフを登録する予定がある場合や、長期の有効期限を設定したい場合は、現行の上限値を必ずR-Loginヘルプで確認してください。運用設計の前提が変わってしまうため、ここは一次情報での確認をおすすめします。

よくある質問（FAQ）

Q. RMSのユーザーIDは楽天会員IDと同じですか？ A. 別物です。RMSにログインするのは店舗に発行される業務用ログイン（R-Login）で、「お店の鍵」と担当者ごとの「個人の鍵」の2つでログインします。買い物で使う楽天会員IDではRMSにはログインできません。（画面名や仕様の最新はR-Loginヘルプでご確認ください）

Q. 全員で1つのメインIDを使い回すのはダメですか？ A. 推奨されません。退職者がパスワードを知ったまま残り、顧客個人情報の持ち出しや振込先口座の書き換えといったリスクが生じます。担当者ごとに個別IDを発行し、退職時にそのIDだけを停止するのが安全な運用です。

Q. スタッフを追加したのにログインできません。 A. 追加は「本人がURLから登録する→管理者が利用者管理で承認する」の2段階です。承認と権限設定が終わっていないとログインできません。まず管理者側で「承認待ち」になっていないかを確認してください。

Q. 外注の運営代行会社にはどの権限を渡せばいいですか？ A. 一般的には「スタッフ 通常」が定番です。受注管理でポイントや損益を確認する必要があるためです。個人情報（受注・決済）に触れさせたくない場合は「R-Backofficeを除く」など、範囲を絞った権限分類を選びます。契約終了時のID停止も忘れないようにしてください。

Q. R-Login IDやパスワードを忘れました。 A. ログイン画面の「R-Login ID・パスワードを忘れた方はこちら」から再確認・再設定ができますが、実行できるのは責任者のみです。責任者のメールアドレスと氏名で本人確認を行います。上限値や手順の最新はR-Loginヘルプでご確認ください。

まとめ：ID運用ルールを決めて「誰がログインできるか」を常に把握する

楽天RMSのユーザーID（R-Login）は、楽天会員IDとは別の業務用ログインであり、責任者・管理者・スタッフの3階層で管理します。追加は「本人登録→管理者承認」の2段階、権限は「権限分類名」で範囲を絞れ、ID・パスワードの再設定は責任者のみ、という基本を押さえておくと、日々の運用で迷いにくくなります。

そして本記事でとくに強調したいのは、退職者・契約終了した外注のIDを放置しないことです。個別IDを発行し、必要な範囲だけ権限を渡し、離れた人のIDはその時点で止める。この積み重ねと、四半期ごとの棚卸しによって、「今、誰がログインできるのか」を常に把握できる状態が保てます。

まずは自店の「今ログインできる人」の一覧を一度確認し、不要なIDが残っていないかを棚卸しするところから始めると安全です。

参考URL（楽天公式 R-Login／店舗運営Naviヘルプ）

• R-Loginとは: https://glogin.rms.rakuten.co.jp/help/29_01.html
• 管理者が利用者を追加する: https://glogin.rms.rakuten.co.jp/help/5_01.html
• 管理者が利用者を承認する・権限設定する: https://glogin.rms.rakuten.co.jp/help/6_01.html
• 利用者がR-Login登録をする: https://glogin.rms.rakuten.co.jp/help/4_01.html
• R-Login よくある質問（FAQ）: https://glogin.rms.rakuten.co.jp/help/12_01.html
• R-Login ID・パスワードを確認する: https://www.rakuten.co.jp/com/rlogin/help/13_01.html