Excelのプルダウン設定｜商品台帳の販売状態を選択式にする手順と、CSVで消える時の注意

Excelのプルダウンの作り方は、［データ］→［データの入力規則］→［リスト］が基本です。 選択肢は別シートのExcelテーブルにしておくと、後から増やした候補も反映できます。 CSVで保存するとプルダウンは残らないため、台帳はxlsxで保管します。確認日：2026年10月23日。

Excelでプルダウンを作る手順

Windows版のMicrosoft 365では、販売状態を入力するセル範囲にリストの入力規則を設定します。

以下のセル配置や選択肢は、楽天市場の店舗で使う商品台帳を想定した設計例です。まずは直接入力で作成し、継続運用する際に別シートの候補一覧へ切り替えましょう。

1. 商品台帳のC列を「販売状態」とし、見出しを除く入力対象のセル範囲を選択します。
2. ［データ］→［データの入力規則］を開き、［設定］タブを選択します。
3. ［入力値の種類］で［リスト］を選び、［元の値］の入力欄を確認します。
4. ［元の値］へ販売中,在庫切れ,販売終了,予約と入力します。
5. ［ドロップダウンリストから選択する］をオンにし、空欄を許す場合は［空白を無視する］も確認します。
6. ［OK］で確定し、対象セルで候補を選択できることを確認します。
7. 候補外の文字も直接入力し、エラーメッセージの動作を確認します。

直接入力する候補は半角カンマで区切り、区切りの前後に余分なスペースを入れません。候補外の入力を拒否する設定は、後述する［エラーメッセージ］で指定します。

キーボード操作でプルダウンを開く

Windows版では、プルダウンを設定したセルで Alt キーを押しながら下方向キー（↓）を押すと、候補の一覧が開きます。マウスに持ち替えずに入力できるため、商品台帳を上から順に更新するときに便利です。候補は方向キーで選び、Enter キーで確定します。

利用環境	基本操作とWindows版との違い
Windows版Microsoft 365	［データの入力規則］で［リスト］を設定します
Mac版	同様に作成できますが、公式手順では［検証］や［一覧］という表記も使われています
Web版	［データ］からリストを作成でき、直接入力やセル範囲を使う公式手順があります

Web版の編集制限には、Microsoft公式資料の中でも記述の不整合があります。編集記事の冒頭は「手動入力したリストのみ編集可能」とする一方、後続にはセル範囲の編集手順もあります。

名前の管理についても、別の公式記事にはWeb版の操作が掲載されています。利用中の画面で変更できない場合は、デスクトップ版で候補や参照先を編集しましょう。

プルダウンの元の値を指定する方法

候補の変更が少ない列は直接入力、担当者など増減する列はExcelテーブルで管理すると扱いやすくなります。

指定方法	［元の値］の設定例・操作	候補を追加するとき	向いている列
直接入力	販売中,在庫切れ,販売終了,予約	入力欄の文字列を書き換えます	固定した販売状態
セル範囲	同じシートなら=$H$2:$H$5	範囲外への追加時は参照範囲も広げます	小規模な候補一覧
テーブル	候補をExcelテーブルにし、見出しを除くデータ部分を選択します	テーブル内の追加・削除に合わせて候補が更新されます	担当者や商品分類
名前付き範囲	=販売状態候補	固定範囲なら、名前の参照先も更新します	複数箇所で使う共通候補

別シートで管理する場合は、「選択肢」シートに販売状態などを縦に並べます。候補の途中に空白セルを挟まず、見出しは入力規則の参照範囲から外してください。

Excelテーブルを使うなら、候補一覧を選び、［挿入］→［テーブル］で変換します。その後、入力規則の［元の値］から、テーブル内の候補部分を選択します。

名前付き範囲では、候補を選択し、数式バー左側の名前ボックスで名前を定義できます。固定範囲に名前を付けただけでは、末尾へ追加した候補まで自動で含まれるとは限りません。

候補の追加後は、実際のプルダウンを開き、新しい項目が表示されるか確認しましょう。候補から項目を削除した場合も、台帳に残る入力済みの値は別途点検します。

入力規則のエラーメッセージを設定する方法

販売状態の表記を統一したい場合は、候補外の直接入力を拒否する［停止］を設定します。

［データの入力規則］の［エラーメッセージ］タブで、無効な入力時にメッセージを表示する設定を有効にします。スタイルによって、候補外の値を確定できるかどうかが変わります。

スタイル	候補外の値を直接入力した場合	操作	台帳での用途例
停止	無効な値の確定を拒否します	［再試行］で修正し、［キャンセル］で取り消します	販売状態などの統一
注意	警告後に例外入力を許可します	［はい］で確定し、［いいえ］で修正します	例外を認める管理区分
情報	通知後に例外入力を許可します	［OK］で確定し、［キャンセル］で取り消します	推奨する入力値の案内

公式資料によっては、［注意］を「警告」と表記している場合もあります。どちらも候補外の入力を受け入れられるため、［停止］とは使い分けてください。

［入力時メッセージ］には、セルを選択した際の作業案内を設定できます。「在庫がなく補充確認中の商品は、在庫切れを選択してください」など、判断基準を示すと便利です。

ただし、［停止］でもコピーや貼り付けを含むすべての操作を防げるわけではありません。一括更新した後は、入力規則と入力済みの値を点検する必要があります。

INDIRECTで2段階のプルダウンを作る手順

商品カテゴリに応じて候補を切り替える場合は、名前付き範囲とINDIRECT関数を組み合わせます。

以下はMicrosoft公式の機能説明を組み合わせた独自の設定例で、作成はデスクトップ版を前提とします。「商品カテゴリ」を親、「商品種別」を子として連動させます。

親の候補	子の候補	子の候補範囲に付ける名前
衣類	Tシャツ、パーカー	衣類
食品	菓子、飲料	食品

1. 「選択肢」シートに、衣類用と食品用の候補を、それぞれ縦に並べます。
2. 見出しを除く候補範囲へ、ブック全体で使える名前「衣類」「食品」を付けます。
3. 商品台帳のA2にリスト入力規則を設定し、元の値を衣類,食品とします。
4. A2で親の候補を選択してから、B2にもリスト入力規則を設定します。
5. B2の［元の値］に=INDIRECT($A2)を入力し、候補の切り替えを確認します。

INDIRECTは文字列で指定した参照を返すため、親の選択値と定義した名前を一致させます。名前に空白やセル参照と同じ表記は使えないので、候補名を決める際にも注意が必要です。

$A2はA列を固定し、行番号は固定しない指定です。別の行へ設定を広げた際は、その行の親セルを参照していることを確認してください。

親を変更しても、入力済みの子の値は自動では消えません。 カテゴリを変えたら商品種別も選び直し、組み合わせを確認する運用にします。

子の候補が固定範囲なら、範囲外への追加時には名前の参照先も更新します。元データは同じブックに置くと、別ブック参照に関する制約を避けやすくなります。

選んだ値に連動して隣の列を自動入力する

2段階プルダウンは候補を絞り込む作り方ですが、選んだ商品に合わせて別の列を自動入力したい場合もあります。その場合は入力規則ではなく、XLOOKUP関数を隣の列に入れます。

たとえば「選択肢」シートのD列に商品種別、E列に配送方法を並べておき、台帳のD2に=XLOOKUP(B2,選択肢!$D$2:$D$20,選択肢!$E$2:$E$20,"")と入力します。B2で商品種別を選ぶと、対応する配送方法が表示されます。XLOOKUPはMicrosoft 365やExcel 2021以降で使える関数です。

商品台帳の列の設計

商品台帳では、商品を識別する列と、販売状態などを選択する列を分けて設計します。

次の列名や選択肢は店舗内で使う管理例であり、楽天市場への登録用CSVの仕様ではありません。台帳の状態を変更する操作と、楽天市場側の商品設定を変更する操作は分けて管理しましょう。

列の例	項目	入力方法	候補・記録内容の例
A列	商品管理用ID	文字列として入力・取り込み	商品を照合する識別子
B列	商品名	自由入力	店舗で管理する商品名
C列	販売状態	プルダウン	販売中、在庫切れ、販売終了、予約
D列	配送方法	プルダウン	店舗で実際に使用する配送区分
E列	担当者	プルダウン	店舗内の担当者名
F列	備考	自由入力	変更理由、補充確認、引き継ぎ事項

販売状態は、文字の統一とあわせて判断基準も決めておきます。たとえば「在庫切れ」は補充確認の対象、「販売終了」は継続販売の対象外、と区別できます。

担当者や配送方法の候補を追加する役割も、店舗内で決めておくと管理しやすくなります。例外が出るたびに候補を増やさず、備考に残す内容との使い分けを相談しましょう。

プルダウンが消える・壊れる時

プルダウンの不具合は、保存形式、入力規則の上書き、候補外の値を分けて確認します。

症状	原因として確認する点	直し方
CSVを開き直すとプルダウンがない	CSVには入力規則を保存できません	保存済みのxlsx原本を使います
貼り付け後に候補が変わった、消えた	通常貼り付けでコピー元の入力規則を持ち込んだ可能性があります	正常なセルから入力規則だけを貼り付けます
候補外の値が入っている	コピーやオートフィルでは無効な値が入る場合があります	正しい規則を確認し、無効データをマークして修正します
追加した候補が表示されない	固定範囲や名前の参照先に含まれていません	元の値や名前の参照先を広げます

通常の貼り付けは入力規則も対象となるため、台帳の規則が変わる場合があります。値だけを移す際は［形式を選択して貼り付け］の［値］を使いますが、候補内の値であることまでは保証しません。

規則が消えたセルは、正常なセルをコピーして［入力規則］だけを貼り付けると復旧できます。資料や環境によっては、この項目が［検証］と表記されています。

候補外の値は、Windowsデスクトップ版で次の順に点検します。

1. 対象セルに正しい入力規則があるか確認し、消えていれば先に復旧します。
2. ［データ］→［データの入力規則］横の矢印から、［無効データのマーク］を選びます。
3. 赤い円で示された値を確認し、プルダウンの有効な候補へ修正します。

公式資料では［無効なデータを円で囲む］とも表記されています。Web版では表示されないことがあるため、利用できない場合はデスクトップ版で確認してください。

マークだけを消しても、候補外の値を修正したことにはなりません。また、候補内の「在庫切れ」が実在庫と一致するかどうかは、別途確認が必要です。

CSVでプルダウンを消さずに台帳を管理する方法

プルダウンを維持するにはxlsxを管理用の原本とし、CSVは受け渡し用として別に保存します。

CSVに保存されるのは、作業中のワークシートに表示されるテキストと値です。入力規則や条件付き書式を保持できず、別シートの候補一覧も同じCSVには保存されません。

内容	xlsxの管理用台帳	CSVの出力用ファイル
選択済みの「販売中」という文字	保持できます	値として保存されます
プルダウンとエラーメッセージ	保持できます	保持されません
状態別の色分け	保持できます	保持されません
別シートの候補一覧	同じブックで保持できます	同じCSVには保存されません

1. 販売状態などの更新を終えたら、管理用のxlsxファイルを保存します。
2. CSVへ出力するシートを選び、［名前を付けて保存］でCSV形式を選択します。
3. 機能が失われる旨の警告が出たら、xlsx原本を保存済みか確認します。
4. 継続して商品を管理するときは、CSVではなくxlsx原本を開きます。

CSVをxlsx形式で保存し直しても、失われた入力規則は復元されません。復旧には、元のxlsxファイルか、入力規則を設定したテンプレートを使います。

条件付き書式で販売状態を色分けする方法

販売状態の表示色を自動で変えるには、プルダウンとは別に条件付き書式を設定します。

1. 販売状態を入力するセル範囲を選択し、［ホーム］→［条件付き書式］を開きます。
2. ［セルの強調表示ルール］→［指定の値に等しい］を選択します。
3. 「販売中」と入力して書式を選び、ほかの販売状態にもルールを作成します。

販売状態	色の設計例
販売中	薄い緑
在庫切れ	薄い赤
販売終了	薄い灰色
予約	薄い青

商品行全体を色分けする場合は、対象範囲を選んで［新しいルール］を開きます。数式を使用するルールで、販売状態がC列、先頭行が2行目なら=$C2="在庫切れ"と指定します。

配色は店舗内の設計例であり、状態を示す文字も表示したままにします。商品行を追加した際は、［ルールの管理］で適用先に新しい行が含まれるか確認しましょう。

色分けとあわせて、見出し行にフィルターを付けると「在庫切れ」の商品だけに絞り込めます。Windows版では、フィルターボタンのある見出しセルで Alt キー＋下方向キーを押すと、オートフィルターのメニューを開けます。

よくある質問（FAQ）

Excelのプルダウンは、候補の追加、削除、保存形式を区別して操作すると管理しやすくなります。

プルダウンの項目を後から増やせますか

増やせますが、元の値の指定方法に合わせて更新する必要があります。直接入力は文字列を書き換え、固定範囲は参照範囲を広げ、テーブルは候補を追加します。

Mac版やWeb版でも作れますか

どちらも、リスト形式の入力規則で作成する公式手順が掲載されており、作り方の基本はWindows版と同じです。画面表記や編集条件には違いがあるため、利用中の環境で候補の追加まで確認してください。

停止にしたのに候補外の文字が入るのはなぜですか

コピーやオートフィルでは、入力規則に合わない値が入る場合があります。一括更新後は規則の有無を確認し、無効データをマークして点検してください。

CSVからxlsxへ戻せばプルダウンも戻りますか

拡張子を戻しただけでは、CSV保存で失われた入力規則は復元されません。プルダウン付きのxlsx原本を残し、CSVは出力用として扱ってください。

プルダウンだけを削除するにはどうしますか

プルダウンを解除するには、対象セルを選び、［データの入力規則］の設定画面内で［すべてクリア］を選択します。どのセルに設定されているか分からない場合は、Ctrl＋G→［セル選択］で［データの入力規則］を選ぶと、該当セルをまとめて選べます。候補を一つ減らしたい場合は、規則全体を削除せず元の候補一覧を編集します。

プルダウンを解除できないのはなぜですか

［データの入力規則］が選べない場合、シートが保護されているか、ブックが共有されている可能性があります。この状態では入力規則の設定を変更できないため、先に保護や共有を解除してください。保護のパスワードが分からない場合は、設定した人に解除を依頼します。

1つのセルで複数選択できますか

Excelの入力規則のリストは、1つのセルで1つの候補を選ぶ作り方です。公式の作成手順にも、複数選択を有効にする項目はありません。「配送方法」と「ギフト対応」のように、同時に選びたい項目は列を分けて設計します。