NotebookLMの活用事例｜店舗の引き継ぎ・商品研修・FAQ作成を試す

NotebookLM（現Gemini Notebook）は、入れた資料だけをもとに答えやまとめを作るGoogleのAIです。 店舗なら、引き継ぎ・商品研修・FAQの下書き・規約の読み込みなど、手元の資料を生かす業務に使えます。 資料に基づく回答には引用が付くので、元の資料で条件や例外を確かめてから、店舗の実務に使います。

確認日：2026年10月24日

Googleは2026年7月16日に名称変更を発表しており、本記事では旧名のNotebookLMで説明します。Google公式の名称変更発表

なお、現在はWeb検索などの実験的機能もあるため、すべての回答が登録資料だけに限定されるわけではありません。Google公式のチャット仕様

店舗で試せる4つの活用事例

店舗での活用は、引き継ぎ・商品研修・FAQ作成・規約の読解に分けると、資料と目的を絞りやすくなります。

以下は公式機能を店舗業務へ応用する提案であり、楽天市場の出店店舗による導入実績を示すものではありません。

事例	入れる資料	作るもの	使う機能
担当者の引き継ぎ	現行手順書、匿名化した対応記録	業務の要点、相談先の一覧	チャット、Reportsのブリーフィング資料
新商品の研修	仕様書、カタログ、注意事項	学習用の資料、耳で聴く説明	Reportsの学習ガイド、音声解説
FAQの下書き	配送・返品方針、商品資料	質問と回答案、確認事項	ReportsのFAQ、チャット
規約の読み込み	利用権限を確認した現行資料	関連条項と例外条件の整理	チャット、マインドマップ

学習ガイド・FAQ・ブリーフィング資料は、現行ヘルプではStudioのReportsで選べる形式として案内されています。Google公式の生成形式の説明

引き継ぎの活用事例｜通常手順と例外対応を分ける

入れる資料は、出荷や欠品連絡などの現行手順書と、個人情報を除いて判断理由をまとめた対応記録です。

過去の特別対応を現行ルールと混同しないように、それぞれの資料へ適用日と承認した役割を記載します。

現行の出荷手順書と例外対応記録から、欠品が分かった場合の対応を、根拠の引用付きで整理してください。通常手順、責任者への相談事項、過去の個別対応を分け、資料にない判断は補わないでください。

出てきたものは後任者の確認用に使い、担当者だけで進められる作業と、責任者へ相談する作業を照合します。

回答できなかった点は前任者へ確認し、回答文だけで済ませず、元の手順書へ追記する運用を提案します。

商品研修の活用事例｜学習ガイドと音声解説を使う

入れる資料は、対象商品の型番が分かるメーカー仕様書と、店舗で確認済みの説明文、使用上の注意です。

学習ガイドで全体像を整理し、音声解説（Audio Overview）では、新人が間違えやすい条件に重点を置きます。

この仕様書と注意事項から、新任スタッフ向けに、商品の特徴と使えない条件を説明する教材を作ってください。付属品と別売品を分け、不明な仕様は確認事項として残し、資料にない性能や効果は加えないでください。

まず学習ガイドを担当者が確認し、同じ重点事項を音声解説の指示にも使って、説明の抜けを点検します。

研修担当者は配布前に音声を聴き、型番・単位・禁止事項が原本と一致するかを確認してから共有します。

音声解説は日本語を含む80以上の言語に対応しますが、話者に質問するInteractive modeは英語のみです。Google公式の音声解説ヘルプ

FAQ作成と規約確認でのNotebookLM活用事例

お客様向けの文章や規約の確認では、NotebookLMの出力を下書きと確認箇所の一覧として使い、最終判断は担当者が原本で行います。

FAQ作成の活用事例｜発送と到着を区別する

入れる資料は、承認済みの配送ルール、返品・交換方針、商品仕様書と、個人情報を除いた問い合わせの要点です。

顧客ごとの特別対応は一般的な回答へ混ぜず、FAQとして公開できる条件を、店舗責任者が先に決めます。

配送ルールと返品・交換方針から、お客様向けFAQの下書きを、根拠と確認事項が分かる表で作ってください。発送時期と到着時期を区別し、資料にない日数・料金・保証は書かず、例外条件も残してください。

出力は「質問・回答案・根拠・公開前の確認事項」の表で受け取り、原本と実際の店舗運用を照合します。

通常の発送目安が到着日の保証に変わっていないか、返品の対象外条件が落ちていないかを確認します。

規約の活用事例｜関係する条項と確認事項を探す

入れる資料は、外部AIで扱う権利を確認した現行規約やガイドラインと、適用日を明記した店舗内の確認記録です。

閲覧できることだけでアップロード可能とは判断せず、会員限定資料は利用条件と社内ルールを確認します。

このガイドラインから、商品ページ制作に関係する条項を、原文の該当箇所とともに整理してください。対象作業、例外条件、確認事項を分け、この資料だけでは判断できない点を明示してください。

出てきた一覧は確認箇所を探すために使い、規約に適合するという最終判断は、担当者が原文を読んで行います。

資料で条件が食い違う場合は両方を残し、適用日や対象範囲が確認できるまで、該当する公開作業を保留します。

NotebookLMの始め方と資料の準備

始め方は、用途ごとのノートブックを作り、個人情報を除いた現行資料を追加して、具体的に質問する流れです。

基本操作と質問窓口づくりは既存の使い方記事で扱っているため、ここでは資料の選び方に絞って説明します。

資料の形式	取り込み時に確認する点
PDF・Wordなど	1ソース最大50万語、ローカルアップロード最大200MB
Googleスライド	最大100枚
Googleスプレッドシート	1ファイル10万トークンまで
Web URL	指定ページの本文が対象で、画像やリンク先のページは入らない
公開YouTube動画	字幕付き動画が対象で、取り込むのは文字起こし

「50万語」は日本語の50万文字と同じではなく、日本語の文字数への固定換算は、公開情報では確認できません。

規約の案内ページだけを追加してもリンク先のPDFは入らないため、必要な本文がソースにあるか確認します。Google公式のソース仕様

回答を元の資料で確かめる手順

回答は、引用先の文章と前後の条件まで確かめ、根拠を確認できた内容だけを、FAQや研修資料へ採用します。

1. 参照したソースを確認します

現行資料か、対象の商品や業務に合うかを確かめ、旧版や別商品の資料が混ざっていないか確認します。

1. 引用にポインターを合わせます

引用文を表示し、回答で説明している内容が原文にあり、数値や対象条件も一致するかを確認します。

1. 引用をクリックして前後を読みます

該当箇所へ移動し、但し書きや例外、別の条項への参照が、回答から抜け落ちていないか確認します。

1. 元のファイルも開いて照合します

表の見出し、単位、型番、改定日を読み、取り込まれた表示だけでは分かりにくい情報も確かめます。

1. 確認結果を残してから採用します

確認者・確認日・参照資料を記録し、根拠が一致しない回答は転記せず、資料の確認からやり直します。

引用文の表示と該当箇所への移動は公式機能であり、確認記録を残す部分は、店舗向けに提案する運用です。Google公式のチャットと引用の説明

読み込ませない資料｜顧客情報と契約書の個人名

引き継ぎや研修では、顧客情報や契約書の個人名をそのまま入れず、業務に必要な内容へ整理してから使います。

以下は店舗内の運用案であり、個人情報保護委員会がNotebookLMへの入力を一律禁止しているという意味ではありません。

そのまま読み込ませない資料	代わりに用意する内容
氏名・住所・電話番号・メールを含む注文情報	個人を特定できる情報を除いた業務フロー
顧客とのメールや問い合わせ履歴の原文	問題、判断理由、対応結果だけをまとめた記録
個人名・署名・個人の連絡先を含む契約書	権利と機密性を確認し、必要条項だけを抜粋した資料
パスワードや認証コードを含む手順書	認証情報を除いた操作手順

氏名を消しても、注文内容や対応日時などの組み合わせで個人が分かる場合があるため、資料全体を確認します。

個人情報保護委員会は、入力が利用目的の達成に必要な範囲か、学習利用などの扱いも確認するよう求めています。同委員会の注意喚起

個人用ではフィードバック送信時に関連内容が確認・改善に使われ得るため、機密情報を含めない運用が必要です。

企業で使うときは仕事用アカウントの扱いを確認する

企業の業務で使う場合は、個人のGmailではなく、会社のGoogle Workspaceの仕事用アカウントで使う方法があります。Googleは、Workspaceのユーザーが入れた資料・質問・回答について、評価ボタンを押しても人間のレビューに回さず、AIモデルの学習にも使わないと説明しています。Google公式のデータ保護の説明

対象の仕事用アカウントには、Google Cloudの利用規約が適用されます。Workspaceのコアサービスまたはアドオンとして提供されるため、使えるかどうかや共有の範囲は、社内の管理者の設定によって変わります。

学習に使われない場合でも、顧客情報や契約書を入れてよいかは別の問題です。資料の権利と社内規程を確認してから入力します。

NotebookLMの共有権限とスタッフへの配布

スタッフへの共有は、資料を読む人と更新する人を分け、元資料も見られる前提で、必要な権限だけを付けます。

共有の設定	できること・注意点
閲覧者（Viewer）	共有されたソースとノートを閲覧できる
編集者（Editor）	ソースとノートの追加・削除、他のユーザーへの再共有ができる
Chat View	チャット中心の表示で、元資料へのアクセスを完全には取り消さない
個人Gmailでの個別共有	最大50ユーザーまでで、Googleグループへの共有には非対応

仕入条件を含む内部資料と、研修スタッフへ渡す資料は、ノートブック自体を分ける運用が管理しやすくなります。

Workspaceの公開共有は、管理者ヘルプでは設定を案内し、音声解説ヘルプでは非対応と記載しています。

記載が混在しているため、実際の利用可否は契約先の管理者設定とアカウントの画面で確認します。Google公式の共有設定

NotebookLMの無料版と有料版の違い

無料版と有料版の違いは、保存できる資料量と生成・対話の利用枠を分け、利用するアカウントの契約で確認します。

個人向けプラン	ノートブック数／ユーザー	ソース数／ノートブック	生成・対話の枠
無料・Standard	100	50	標準
Google AI Plus	200	100	標準の2倍
Google AI Pro	500	300	標準の4倍
Google AI Ultra・20TB	500	500	Proの5倍または20倍
Google AI Ultra・30TB	500	600	Proの5倍または20倍

保存上限は公式比較表に基づき、Ultraの生成枠は契約により異なるため、申し込み時の表示で確認します。Google公式のプラン比較

個人向けの生成枠は計算資源に応じて消費され、5時間ごとの更新に加えて、別途週単位の上限があります。

Workspaceには別の上限表があるため、個人向けの条件と混同せず、契約に対応した公式案内を確認します。Google公式の利用上限

店舗で試す順番と活用結果の見直し

最初は正誤を担当者が判断できる業務を選び、資料の不足を直しながら、他の担当者でも使えるか確かめます。

1. 用途を決めます

出荷の引き継ぎなど、担当者が原本と照合でき、試す範囲を明確に決められる業務から着手します。

1. 実際に迷う質問を試します

責任者へ相談すべき条件など、通常手順を読むだけでは判断しにくい場面を選んで質問します。

1. 資料の不足を直して再確認します

回答できない点を原本へ追記し、同じ質問で根拠を確認してから、共有するスタッフの範囲を広げます。

よくある質問（FAQ）

店舗での利用は、回答をそのまま公開せず、原本で確かめた下書きを研修や案内へ使う運用から始められます。

NotebookLMの回答はそのままお客様へ送れますか

引用が付いていても解釈や結論の正しさは保証されないため、配送条件や返品の例外を原本で確認してから送ります。

商品ページのURLだけで画像の注意書きも読めますか

Web URLでは画像やリンク先のページは取り込まれないため、注意書きを含む対応ファイルも別に用意します。

音声解説だけで商品研修を終えられますか

音声にも誤りが入り得るため、型番や使用条件は仕様書と照合し、研修では原本を確認する手順も伝えます。

Chat Viewなら仕入条件を隠して共有できますか

元資料へのアクセスを完全に取り消す設定ではないため、仕入条件を除いた別のノートブックで共有します。

企業の仕事用アカウントでも同じように使えますか

基本の操作は同じですが、データの扱いと利用条件は個人用と異なります。Workspaceの仕事用アカウントでは資料や質問が学習に使われない一方、使える機能や共有範囲は管理者の設定によって変わるため、まず社内の管理者に確認します。

規約の最新版と旧版で条件が違うときはどうしますか

片方だけを正しいと決めず、適用日と対象条件を確認し、判断できるまで該当する作業を保留して責任者へ相談します。